Автоматизация получения фактической информации (модели учета)


Итак, начинать автоматизацию бюджетирования можно с автоматизации управленческого учета. Эта задача решается легче, чем автоматизация планирования. Легче, конечно же, не означает легко, особенно если речь идет о крупном предприятии. Но все-таки учет и по методологии, и по организации проще, чем планирование. Для того чтобы автоматизировать получение фактической информации, необходимо внедрить четкий регламент сбора первичных документов и ввода их в информационную систему. Причем этот ввод должен осуществляться в соответствии с требуемой аналитикой. Это значит, что те сотрудники, которые будут непосредственно «вбивать» данные в проводки, должны обладать необходимой информацией, чтобы заполнить все требуемые аналитики. Набор этих аналитик, используемых в учете операций, может быть свой в зависимости от операций. После ввода данных для получения нужных форм управленческого отчета останется только нажать на кнопку, чтобы программа по заранее определенному алгоритму смогла «выдернуть» нужные значения из журнала проводок в соответствии с выбранным периодом отчетности. Удобство учетной модели заключается в том, что сама учетная модель универсальна для любых операций. Ведь каждую операцию можно расписать по дебету и кредиту определенных счетов из плана счетов, затем определить для них соответствующие значения аналитических признаков, выбрав нужные элементы справочников (в зависимости от типа операции). Получается, что из одного и того же массива данных (журнал проводок) можно формировать различные отчеты. Если при разработке форматов отчетов компания что-то не учла, то особых проблем не возникнет. Нужно будет просто изменить методику получения отчета и получить отчет в другом формате. Никаких изменений в журнале проводок при этом делать не нужно.

Таким образом, получается, что отладку методики учета и ее автоматизацию производить гораздо легче, чем в случае с моделью планирования. Особенно, если компания использует программный продукт, который значительно упрощает пользователю

создание нужных ему отчетов с помощью специального мастера отчетов. Этот мастер отчетов является достаточно гибким инструментом настройки и позволяет сделать практически любой классический отчет, состоящий из статей и колонок с периодами. Еще одним его существенным преимуществом является то, что для настройки отчетов не требуется программист. Это значит, что специалист по управленческому учету при отладке форматов отчетности может без помощи программистов «поиграться» с учетной моделью и получить требуемый результат. То есть можно задать форматы отчетов, методику их заполнения и осуществить необходимые настройки программного продукта с использованием специального мастера отчетов. К сожалению, на практике часто бывает так, что даже тщательно проработанные форматы отчетов после введения их в эксплуатацию претерпевают изменения. Если для автоматизации управленческого учета компания использует достаточно жесткую систему, то понятно, что любое изменение в форматах отчетности может потребовать перенастройку системы. Такие перенастройки, как правило, связаны с тем, что программистам приходится частично переписывать программный модуль. Наверное, не стоит говорить о том, как будет увеличиваться количество ненормативной лексики, используемой программистами при очередных запросах бухгалтеров по изменению форматов отчетности, использование же специализированного мастера отчетов позволит избежать всех этих временных затрат и скандалов между бухгалтерами и программистами. Специалисты по учету могут вполне автономно заниматься поиском нужных форматов отчетности, не дергая каждый раз программистов и не создавая им дополнительной работы. Таким образом, с помощью специального редактора отчетов специалисты по управленческому учету могут создавать сколько угодно отчетов. Для каждого отчета можно формировать перечень его статей. Для этого нужно выбирать элементы соответствующих справочников. Далее для каждой статьи каждого управленческого отчета можно сформировать методику. Точнее говоря, не сформировать, а настроить. То есть для каждой статьи отчета должна быть определена методика его заполнения. Итак, при автоматизации учета непосредственно к самой автоматизации можно приступать достаточно быстро, особенно если использовать для этих целей специализированное программное обеспечение, которое содержит в себе универсальный конструктор, позволяющий осуществлять оперативную настройку отчетных форм. По сути дела, с помощью такого инструмента можно разрабатывать методику управленческого учета и сразу реализовывать ее на практике, не прибегая к помощи программистов.



Категория: Новости. Дата публикации: 5 Март, 2010.