Делопроизводство и документооборот в компании


Вначале следует организовать делопроизводство в согласовании с действующими муниципальными эталонами. Это потом снимет многие трудности и исключит необходимость растрачивать впустую драгоценное время, к примеру на поиски понадобившегося документа, что нередко можно следить в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим эталонам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В список реквизитов входят:

  • Муниципальный герб.
  • Эмблема предприятия.
  • Изображение наград.
  • Код юридического лица по общегосударственному классификатору компаний и организаций (ОКПО).
  • Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
  • Наименование министерства, ведомства либо вышестоящей организации для компаний, имеющих ведомственную подчиненность.
  • Наименование юридического лица.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.
  • Заглавие вида документа.
  • Дата.
  • Индекс.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа.
  • Место составления либо издания.
  • Гриф ограничения доступа к документу.
  • Адресат.
  • Гриф утверждения.
  • Резолюция.
  • Заголовок к тексту.
  • Отметка о контроле.
  • Фактически текст.
  • Отметка о наличии приложения.
  • Подпись.
  • Гриф согласования.
  • Визы.
  • Печать юридического лица.
  • Отметка о заверке копии.
  • Фамилия исполнителя и номер его телефона.
  • Отметка об выполнении документа и направлении его в дело для хранения.
  • Отметка о переносе данных на машинный носитель инфы.
  • Отметка о поступлении входящих документов.
  • Реквизиты 1 и 3 на документах коммерческих структур не проставляются, а реквизит 2 может употребляться, если компания имеет товарный символ, зарегистрированный в установленном порядке.

    Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, сделанном типографским методом, а код по ОКПУ проставляется лишь на унифицированных документах, предусмотренных списком управленческой документации.

    Реквизиты 6 и 7 указываются в именительном падеже в серьезном согласовании с наименованиями, поименованными в правовых актах (Утомившись, Положение, Указ, Постановление и т.д.).

    Реквизит 8 указывается лишь на документах, применяемых снутри организации.

    Реквизит 9 применяется при переписке и не нужен на документах внутреннего использования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.

    Реквизит 10 проставляется на всех служебных документах, не считая писем. Он указывается строчными знаками (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ Аннотация и т.д.), после наименования юридического лица.

    Реквизит 11 приводится арабскими цифрами непременно на одной строке в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год, к примеру, 30.09.08. В юридических и денежных документах допускается использовать словесный либо словесно-цифровой метод.

    Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.

    Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.

    Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, не считая писем на бланках, где имеется почтовый адресок.

    Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения либо коммерческую тайну. В муниципальных организациях употребляется гриф “Для служебного использования”, а в иных юридических лицах – “Секретно”.

    Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах наружного и внутреннего использования. При направлении бумаги в различные организации, реквизит 16 не должен содержать более 4 адресов. Слово “Копия” перед вторым и следующими адресами не пишется. Если нужно выслать в 5 и поболее адресов, то оформляется перечень рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адресок после наименования организации, должности и фамилии адресата.

    Реквизит 17 состоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то нужно в наименование должности включить заглавие юридического лица. При утверждении документа приказом либо протоколом реквизит 17 состоит из слова “УТВЕЖДЕНО”, наименования документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим эталоном реквизит 17 предусмотрен для последующих документов:

  • Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)
  • Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, вещественной ответственности и т.д.)
  • Задания (на разработку научно-технической продукции; на серьезное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)
  • Аннотации (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)
  • Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)
  • Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)
  • Списки (должностей; типовых документов; расценок и сроков их деяния и т.д.)
  • Планы (производственные; внедрения новейшей техники; полгого ремонта и т.д.)
  • Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)
  • Программки (технического перевооружения; денежной стабилизации и т.д.)
  • Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.
  • Реквизит 18 непременно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его выполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в перечне резолюций записывается первым.

    Реквизит 19 проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с заглавием документа.

    Реквизит 20 проставляется лишь на документах, выполнение которых взято на контроль. Это обозначается буковкой “К” либо словом “Контроль”, выделенных цветом либо особым штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19.

    Реквизит 21 должен отвечать последующим требованиям:

  • краткость и точность представления инфы, исключение способности двойственного толкования текста;
  • объективность и достоверность инфы;
  • составление, по способности, документа по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ним;
  • структурирование текста документа, т.е. деление его на такие смысловые части, как введение, подтверждение и заключение;
  • внедрение типовых частей текста при описании циклических ситуаций;
  • изложение должно вестись маленькими фразами, без использования сложносочиненных и сложноподчиненных предложений;
  • представляя большой материал, нужно использовать способы свертки инфы, к примеру в табличной форме. Если представлено несколько таблиц, то они должны быть пронумерованы, и эти номера соответственно применены в тексте.
  • В реквизите 22 перечисляют наименования приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом. Если в различные адреса направляются разные приложения, то в реквизите 22 указывается против каждого приложения, в какие адреса оно направляется. При большенном числе приложений на отдельном листе составляется их опись, которая подписывается и датируется составителем и прилагается к документу.

    В реквизит 23 входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности однообразные, подписи располагают на этом же уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится “Зам.” либо “И.о.” и расшифровка фамилии практически подписавшего лица.

    Реквизит 24 различный для наружного и внутреннего согласования. При наружном – ставится гриф “СОГЛАСОВАНО” с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем делается визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя довольно места для грифа и печатей. Наружное согласование зависимо от содержания документа рекомендуется проводить в таковой последовательности:

  • с организациями, интересы которых затрагивает документ;
  • с учреждениями, к которым имеет отношение содержание документа;
  • с публичными организациями, в случае необходимости;
  • с органами муниципального контроля либо надзора (санитария, экология, пожарная безопасность и т.п.);
  • с вышестоящими либо межотраслевыми органами в согласовании с действующим законодательством.
  • Реквизит 25 не непременно должен выражать согласие. Его можно дополнить словами, к примеру, “Возражаю” либо “Замечания по 5 пт прилагаются на 2-ух листах” и т.п. Внутреннее согласование целенаправлено делать в таковой последовательности:

  • составитель документа;
  • управляющий подразделения, в каком составлен документ;
  • заинтригованные должностные лица других подразделений компании;
  • публичные организации, в случае необходимости;
  • управляющий денежной службы либо главный бухгалтер;
  • заместитель управляющего компании, ответственный за данное направление;
  • управляющий юридической службы либо юрисконсульт.
  • Реквизит 25 употребляется и для фиксации процедуры ознакомления с документом. Он служит и доказательством документа до сведения. Это фиксируется словами: “С приказом (актом и т.д.) осведомлен”. Реквизит 25 располагают ниже реквизита 23. Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, а другие – на первом экземпляре.

    Реквизит 26 ставится на более принципиальных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают гербовые и обыкновенные. В коммерческих структурах употребляются обыкновенные круглые печати. Оттиск печати ставится так, чтоб он захватывал часть наименования должности подписавшего. Действующим эталоном предусмотрены последующие виды документов, на которые ставится круглая печать:

  • акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; на ведение дел в арбитражном суде и т.д.);
  • договоры (о вещественной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений и оборудования; об оказании услуг, сбыте продукции и т.д.);
  • задания (на проведение строй и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);
  • заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
  • заключения и отзывы организаций по представленным на экспертизу документам;
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расходов;
  • эталоны оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;
  • гарантийные письма;
  • поручения (платежные, пенсионные, проведение денежных операций, выполнение привезенных из других стран поставоки т.д.);
  • протоколы (согласования, переговоров и т.д.);
  • реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на серьезное строительство и т.д.);
  • справки (о начислении и причитающейся заработной плате, об использовании денег, об оплате страховых взносов и т.д.);
  • спецификации (материалов, изделий и т.д.);
  • титульные списки;
  • штатные расписания и конфигурации к ним.
  • Если требуется более 1-го экземпляра, то ксерокопии непременно заверяются. Для этого ниже реквизита 23 наносится реквизит 27, т.е. делается заверительная надпись “Правильно” с указанием наименования должностного лица, заверившего копию, ставится его личная подпись и ее расшифровка, дата заверения. Заверительную подпись удостоверяют круглой печатью.

    Реквизит 28 располагают на лицевой либо обратной стороне первого листа документа в левом нижнем углу.

    Реквизит 29 включает сведения об выполнении, надпись “В дело” и номер дела, в каком будет храниться документ в целях его следующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем либо управляющим структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

    Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос.

    Реквизит 31 проставляется на входящих документах особым штампом либо от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

    В хоть какой компании употребляются в работе последующие виды главных внутренних документов:

    1. Организационные, в том числе:

  • 1.1. Структура организации
  • 1.2. Штатное расписание
  • 1.3. Правила внутреннего трудового распорядка либо положение о персонале
  • 1.4. Положение о структурном подразделении
  • 1.5. Должностная аннотация
  • 1.6. Приказы управляющего юридического лица о рассредотачивании должностных обязательств меж руководящими работниками
  • 2. Распорядительные, в том числе:

  • 2.1. Приказ управляющего по основной производственно-хозяйственной деятельности
  • 2.2. Распоряжения
  • 3. Информационно-справочные, в том числе:

  • 3.1. Протокол производственных совещаний либо деловых переговоров
  • 3.2. Выписка из протокола
  • 3.3. Акт
  • 3.4. Письмо
  • 3.5. Телеграмма
  • 3.6. Факсограмма
  • 3.7. Телефонограмма
  • 3.8. Справка
  • 3.9. Докладная записка
  • 3.10. Пояснительная записка
  • Любой из видов документов имеет определенное предназначение и форму представления, регламентируемые действующими эталонами.

    Не считая того, на предприятии и в учреждении создаются либо обращаются и многие другие виды документов, в том числе: договоры и соглашения, задания, аннотации и нормативы, списки и реестры, отчеты и заключения, программки и планы, цены и сметы, эталоны и технические условия и т.п. Все это богатство документов с разными сроками обновления и подмены повсевременно должно быть просто доступно для следующего использования. В связи с этим, в компании должна действовать утвержденная управляющим номенклатура дел, куда по предназначению и подшиваются надлежащие документы.

    Также читайте новости по теме



    Категория: Развитие бизнеса. Дата публикации: 20 Октябрь, 2010.