Документирование хозяйственных операций


В организациях легко выделить круг лиц, имеющих прямое отношение к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, среди них сейчас, должно быть, были или остаются те, кто читает данное учебное пособие. Полагаем, что любому управленцу важно знать, что организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела. В России этот срок составляет не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет, между прочим, не бухгалтер, а руководитель организации. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления. Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В одних случаях это могут быть внутренние документы (требования, приходные ордера и др.), в других — документы внешние (счета, накладные и др.) или двух – или многосторонние (договоры, акты и т.п.):

Документ — это носитель юридической и экономической информации, отражающий сведения о движении материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат для проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому одно из главнейших правил каждого бухгалтера: «нет документа — нет операции». Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Действительно, отсутствие любых документов (или неверное их оформление), даже совершенно неважных на первый взгляд, может привести к серьезным проблемам (со своими работниками, с партнерами по бизнесу, с контролирующими органами, с учредителями и т.п.). Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Они имеют большое значение для предварительного контроля над правильностью, то есть юридической и экономической обоснованностью совершения операций. Это доверенности, наряды, приказы, договоры и контракты. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и т.д.). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах. Это расчеты и справки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей.

К ним относятся: расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений, бухгалтерские справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнительных записей и т. п. В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.). Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции — подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Распорядительное и оправдательное назначение имеют товарно-транспортные накладные. Расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет собой составляемые порознь расчетную и платежную ведомость, является сначала документом бухгалтерского оформления, а затем, при передаче ее в кассу, играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом. Такое комбинирование назначений сокращает общее количество документов и поэтому широко распространено. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них. К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузка продукции, кассовые ордера, платежные поручения, накладные, приемосдаточные акты, чеки ККМ (контрольно-кассовых машин), акты об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей). Сводные документы — это первая ступень обобщения сведений, содержащихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгалтерской обработке. Сводными документами являются: товарные отчеты материально ответственных лиц, кассовые отчеты кассира, отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса. Так обобщают данные первичных документов расчетно-платежные ведомости по заработной плате. Разовые документы оформляют единственную, однократно совершенную хозяйственную операцию (кассовый ордер, товарный чек, требование, накладная). Накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Например, месячные лимитные карты, оформляющие многократный отпуск товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица к другому, путевые листы автомашин.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние — поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).



Категория: Бухучет. Дата публикации: 1 Март, 2010.