Формулировка проблемы


Что следует установить? Прежде всего, нужно помнить о том, что необходимо установить, доказать, проверить и обосновать. Это включает определение проблемы; причин проблемы; других существенных связей; возможностей разрешить проблему; выявление возможных направлений дальнейших действий. Проблема. А.Эйнштейн писал: «Формулирование проблемы является часто значительно более важным, чем ее решение, которое может быть просто делом математических или исследовательских навыков. Поставить новые вопросы, выявить новые возможности, рассмотреть старые проблемы под новым углом зрения — это требует творческого воображения и означает реальный прогресс в науке». Исследователь может помочь исправить ухудшающуюся ситуацию, улучшить существующую (даже если ее нельзя назвать ухудшающейся) или создать совершенно новую ситуацию (где выявляются и используются новые возможности). Таким образом, имеются три основные категории проблем: коррективные, прогрессивные и созидательные. У них, однако, есть одна общая характеристика: в каждом случае имеются различия между тем, что происходит (или будет происходить) в действительности, и тем, что должно (или может) происходить. Это различие и определяет проблему.

Чтобы определить эту разницу или расхождение, необходимо сравнить две ситуации. Нетрудно выяснить, что происходит в действительности, то есть действительную ситуацию. Узнать, что должно происходить, то есть идеальную или желаемую ситуацию, гораздо сложнее, но это неотъемлемая часть диагноза проблемы, только таким путем она может быть описана и проанализирована как коррективная, прогрессивная или созидательная.

Проблема может быть определена с помощью пяти основных аспектов или характеристик:

1. Сущность или содержание. Следует описать сущность или содержание проблемы (низкая эффективность; растущие издержки производства; нехватка квалифицированной рабочей силы; отсутствие идей относительно вложения неиспользуемого капитала). Следует определить, с чем все это сравнивается и на каком основании. (Почему мы говорим, что эффективность низкая? Низкая по сравнению с каким стандартом?). Необходимо описать также различные симптомы проблемы.

2. Организационное и физическое местонахождение. В каких подразделениях (участках, отделах, филиалах) и/или физических объектах (заводы, здания, склады, офисы) была выявлена проблема? Какие другие подразделения она, возможно, затронула? Насколько широко она распространена в организации?

3. «Владение проблемой». Какие люди (менеджеры, специалисты, рабочие) затронуты проблемой и более всего заинтересованы в ее решении? Является ли проблема «закрытой» или «открытой»?

4. Абсолютная и относительная величина. Насколько важна проблема в абсолютных величинах (например, объем потерянного рабочего времени или денег; объем неиспользуемых производственных мощностей; потенциальная экономия)? Насколько она важна в относительном выражении? Как она влияет на подразделение, в котором обнаружена, и на людей, которые «владеют» ею? Насколько она важна для организации в целом? Что получит организация от ее решения?

5. Временнáя перспектива. С какого времени существует данная проблема? Наблюдалась ли она один раз, несколько раз или возникает периодически? Как часто она возникает? Какова тенденция: проблема стабилизировалась, усиливается или ослабевает? Каковы могут быть прогнозы относительно ее эволюции в будущем?

Выявление проблемы

Основная задача исследователя — выявить силы и факторы, которые вызывают проблему. В начале работы есть некоторая предварительная информация или предположения о ее возможных причинах. Они помогают выдвинуть гипотезы, причем, чем больше, тем лучше, но не поверхностного характера. Это — отправная точка для исследований. Сбор данных и их анализ затем сконцентрируются в основном на гипотетических причинах, исключая гипотезы, которые не могут быть обоснованы на основании фактов, и добавляя новые, возникающие в ходе бесед с работниками организации или из других источников. Следует применять строгий научный подход.

Например, если трудно найти данные в поддержку гипотезы, это не означает, что ее следует исключить. Наконец, исследователь должен быть способен выявить действительные причины среди множества факторов, связанных с проблемой.

Любое исследование проводится для того, чтобы преодолеть определенные трудности в процессе познания новых явлений, объяснить ранее неизвестные факты или выявить неполноту старых способов объяснения известных фактов. Эти трудности в наиболее отчетливой форме проявляют себя в так называемых проблемных ситуациях, когда существующее знание оказывается недостаточным для решения новых задач познания. Правильная постановка и ясная формулировка новых проблем нередко имеет не меньшее значение, чем решение их самих. По существу, именно выбор проблем, если не целиком, то в очень большой степени определяет стратегию исследования вообще и направление научного поиска в особенности. Не случайно принято считать, что сформулировать проблему — значит показать умение отделить главное от второстепенного, выяснить то, что уже известно и что пока неизвестно о предмете исследования. Таким образом, если исследователю удается показать, где проходит граница между знанием и незнанием о предмете исследования, то ему бывает нетрудно четко и однозначно определить проблему, а, следовательно, и сформулировать ее суть и доказать ее актуальность. Трудности в выявлении проблем. Некоторые распространенные ошибки, совершаемые при определении проблем: Принятие симптомов за проблемы — наиболее распространенная ошибка. На некоторые очень явные вопросы, которые волнуют руководство (например, снижение объемов сбыта, нехватка новаторских идей в дизайнерском отделе, прогулы), смотрят как на проблемы, хотя они могут быть лишь симптомами более глубоких трудностей. Предвзятое мнение о причинах проблем. Некоторые руководители и исследователи «знают, каковы должны быть» причины, не утруждая себя сбором и анализом фактов. Взгляд на проблему лишь с одной технической точки зрения. Это часто случается, если диагноз ставит руководитель или исследователь высокой квалификации с уклоном в одну техническую область (конструирование, бухучет, психология) и если не принимается во внимание междисциплинарный характер управленческих проблем. Игнорирование того, как проблема воспринимается в разных частях организации. Например, исследователь может принять определение, предложенное высшим руководством, не выяснив, как смотрят на нее нижестоящие управленческие кадры. Незавершенный диагноз проблемы. Так как предварительный диагноз проблемы должен проводиться быстро, исследователь может не устоять перед искушением преждевременно завершить эту работу. Он может не узнать о других проблемах, которые могут быть непосредственно связаны с исходным вопросом.

Практический пример

Директор завода, изготавливающего комплектующие для автомобилей, и трое его подчиненных пытаются выяснить причину внезапного появления на передних панелях большого числа заусенцев и шероховатостей. У них имеются веские основания подозревать в саботаже рабочих производственных линий, недовольных отстранением Джо Валенти, который был обвинен в пьянстве на рабочем месте. Цеховой профсоюзный уполномоченный грозится объявить забастовку, если мастеру, отстранившему Валенти, не будет объявлен выговор за самоуправство, а его самого не восстановят на работе. Директор завода проводит совещание с менеджерами, на котором пытается выяснить все факты, имеющие отношение к делу, и назначает еще одно совещание на следующее утро. За это время он надеется принять решение. Пока директор видит две возможности: поддержать мастера, несмотря на угрозу забастовки, которую можно подавить с помощью запрета, или избежать ее, отменив приказ мастера, вернув на работу Валенти и предложив рабочим сотрудничество, чтобы остановить поток брака. Директор завода все же надеется, что до начала утреннего совещания ему удастся найти третий, наилучший, вариант. Подробный анализ в заключительной части утреннего совещания позволил определить истинную причину проблемы, о которой никто из руководителей вначале даже не подумал: новый состав стали, используемой в заготовках, может быть причиной брака при глубокой штамповке. Данный анализ помог предотвратить действия директора завода, грозившие в дальнейшем создать еще более серьезную проблему, чем та, которую он пытался решить. Приведено в сокращении Источник: Эффективное принятие решений. — Пер. с англ. — 2-е изд. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. — С. 95-136 — (Серия «Классика Harvard Business Review»). Другие существенные взаимосвязи. Любая отдельная управленческая проблема не обособлена от других, она зависит не только от своих одной или нескольких причин. Например, имеются факторы, которые усугубляют или смягчают проблему, не являясь ее непосредственными причинами. Они могут делать ее решение более или менее сложным. При решении одной проблемы могут возникать другие. Часто устранение одних трудностей создает другие и т.д. Следует изучить и выявить эти зависимости и потенциальные проблемы. Способность решить проблему.

Возможности имеют несколько сторон:

Необходимо выяснить, обладает ли организация материальными и финансовыми ресурсами, а также технической квалификацией, необходимой для решения проблемы. Особое значение имеет фактор времени — какими времéнными ресурсами располагает организация для решения проблемы. Например: если речь идет о создании нового продукта, то время на его разработку может быть ограничено активностью конкурентов; если изучаются причины внезапного недомогания сотрудников одного из подразделений организации, то исследование необходимо провести максимально быстро. Приступая к решению проблемы, необходимо знать, как культура организации воспринимает изменения. Значительное внимание должно уделяться отношению сотрудников к данной проблеме. Как люди (на разных уровнях и относящиеся к разным категориям) воспринимают проблему? Понимают ли они ее и хотят ли перемен? Находились ли они под действием данной проблемы так долго, что приспособились жить с ней?

Целесообразно также опереться на организации в решении других проблем и осуществлении организационных изменений различного характера и объема, а также задать следующие вопросы: Каково возможное развитие ресурсов организации в будущем в связи с решаемой проблемой? Может ли она мобилизовать другие ресурсы? Какие делались попытки решить данную проблему? Были ли предыдущие попытки успешными? Почему они провалились?

Возможные направления дальнейших действий. На протяжении всего исследования нужно собирать, регистрировать и анализировать информацию и идеи относительно решения проблемы с такой же тщательностью и упорством, что и данные о ее характере и причинах. Собранные непосредственно исследователем данные классифицируются как данные первичного исследования.



Категория: бизнес планирование. Дата публикации: 1 Март, 2010.