Искусство управления проектами


В статье Алексея Баженова «Как овладеть искусством управления проектами» автор, опираясь на иностранные источники, приводит любопытный пример анализа офиса управления проектами с точки зрения уровней зрелости организаций Г. Керцнера.

Стратегическая единица, сформированная на уровне исполнительного руководства и осуществляющая поддержку стратегических решений и распределение ресурсов в масштабах предприятия Уровень 1.

Офис управления проектами в каждый момент времени может поддерживать только один проект.

Управление проектами выполняется бессистемно, а успех является следствием усилий компетентных людей и может сопровождаться неожиданными жертвами. Создание проектного офиса первого уровня – это скорее вынужденная мера, чем спланированное организационное изменение. Проектный офис выполняет краткосрочные и направленные на скорейшее устранение замеченных проблем действия, а также функции наставничества и консультирования. Проектный офис используется в роли "временного агентства", предоставляющего персонал, обладающий теми или иными навыками, требуемыми в данный момент проекту. Персонал проектного офиса работает совместно с персоналом проекта и исполняет функции наставников, что позволяет обеспечить качественное выполнение определенных задач. Офис управления проектами также может выполнять консультирование и предлагать свои идеи по разрешению тех или иных проблем. Решение, предлагаемое офисом проекта, как правило, может быть выполнено быстро и приносит почти мгновенные результаты.

Уровень 2.

Акцент делается на использование средств и методик управления проектами. Успех проекта все еще в значительной степени непредсказуем, а проблемы со стоимостью и расписанием – скорее правило, чем исключение, но уже начинается определение ролей и обязанностей персонала по управлению проектами, начинает формироваться методология управления проектами. Проектный офис еще продолжает выполнять функции наставничества, но основные его усилия смещаются в область консультирования по вопросам управления проектами и проведения обучения. Офис управления проектами создает и предлагает шаблоны и формы для облегчения планирования, а также разрабатывает и устанавливает процедуры управления проектами, становится центром подготовки и обучения проектных команд навыкам управления проектами.

Уровень 3.

Когда организация достигает этого уровня, методологии управления проектами интегрируются с процедурами, выполняемыми в организации. Офис управления проектами выполняет функции централизованного управления совокупностью проектов. В его задачи входит установление политик управления эффективностью работы, а также указание пути для улучшения этих политик и процедур. Офис управления проектом разрабатывает, выполняет и поддерживает стандартную информационную систему, которая отныне используется для планирования, мониторинга и управления всеми проектами организации. Офис управления регулярно проводит совещания и обзоры состояния проекта, на которых рассматриваются вопросы содержания, стоимости, расписания, качества, человеческих ресурсов, коммуникации, управления рисками и снабжения.

Уровень 4.

Акцент работы проектного офиса смещается в сторону поддержки бизнес-целей всей организации, поскольку к этому моменту в ней уже приняты и используются принципы управления проектами.

Проектный офис несет более широкую ответственность, поскольку он координирует управление проектами во всей организации и оценивает эффективность их управления. Он играет ведущую роль в определении количественных целей проектов и в надзоре за ходом выполнения этих целей, облегчает согласование фактически выполняемого управления проектами со стандартами, принятыми в организации. Офис управления проектом также координирует использование ресурсов путем осуществления комплексного управления проектами и формулирует цели в части улучшения возможностей организации по управлению проектами. Возрастает внимание проектного офиса к такой области, как управление знаниями.

Уровень 5.

Когда организация достигла данного уровня зрелости, акцент деятельности офиса управления проектами смещается в сторону непрерывного улучшения практики управления проектами, распространения наилучших методик и техник управления, накопления и структурирования опыта управления прошлыми проектами с целью создания прогностических моделей, обучения персонала самым последним достижениям в данной области. Офис осуществляет планирование ресурсов и принятие решений на уровне всего предприятия. Он служит катализатором и поддержкой улучшений в масштабах всех проектов в организации, участвует в совещаниях по вопросам бенчмаркинга, которые помогают генерировать новые идеи улучшений и совершенствовать инструменты управления, становится центром улучшения управления проектами и лишь малую часть своих ресурсов выделяет для управления кризисными ситуациями.

Успешное выполнение проектов стало нормой, а сами проекты в таких организациях являются неотъемлемой частью бизнеса.



Категория: управление. Дата публикации: 11 Март, 2010.