Как организовать презентацию: главные элементы


Презентации непременно состоят из межличностного контакта, когда компания в лице собственных представителей впрямую обращается к собственной аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, т. е. проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей. Действенная презентация, обычно, заблаговременно спланирована, отлично организована и создана для определенной аудитории. На что следует направить внимание при ее подготовке?

Презентация это выступление, время от времени сопровождаемое зрительными видами, направленное на то, чтоб донести до аудитории информацию и/либо уверить ее совершить определенные деяния, нужные устроителю презентации. Действенная презентация, обычно, заблаговременно спланирована, отлично организована и создана для определенной аудитории.

Презентации непременно состоят из ?межличностного контакта, когда компания в лице собственного представителя либо представителей впрямую обращается к собственной аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, т. е. проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей.

Для маленьких презентаций довольно иметь доску и обыкновенные средства для демонстрации зрительных образов либо же просто пораздавать материалы. Для общения с большой аудиторией требуется показ роликов либо маленьких кинофильмов, внедрение компов и других технических приемов.

На сегодня презентации неотклонимая составная часть встроенных рекламных коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых различных формах: от совершенно обычных до масштабных мероприятий, в которые вовлечено огромное количество людей.

Принципиальные элементы презентации

Денек и время презентации. Обычно, сначала недели презентации вообщем не проводятся, так как большая часть деловых людей в понедельник-вторник развлекательные мероприятия не посещают, так же, как и в воскресенье. Это не относится к деловым презентациям, которые можно проводить в хоть какой рабочий денек.

Если цель презентации получить обширное освещение в СМИ, то ее нельзя назначать на конец недели. Безупречные деньки среда и четверг. В данном случае журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в пятницу-субботу. Если презентация носит увеселительный нрав (к примеру, открытие ночного клуба), то ее лучше проводить в пятницу либо субботу. Презентации на открытом воздухе (к примеру, огромные корпоративные празднички) проводят обычно в субботу.

Деловые презентации, в особенности те, которые сопровождаются бизнес-ланчем, проводят обычно в первой половине денька. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Позже время начала, кроме презентаций ночных клубов, также не назначают, чтоб гости не покинули мероприятие посреди действа. Безупречное время для начала большинства презентаций 18.00-19.00 часов. Для субботних праздничков на свежайшем воздухе больше подходит дневное время.

Очередной принципиальный и практически неотклонимый элемент большинства презентаций, кроме обычных и деловых это подарки для гостей. В подарочный набор можно положить самые различные предметы; какими они будут, находится в зависимости от идеи и стилистики презентации. К неотклонимым элементам относится яркий буклет компании либо другие печатные материалы. Не считая того, в набор могут заходить эталоны продукции (к примеру, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с спиртными напитками и т. п. Если в продукции есть различия для парней и дам, то необходимо составлять раздельно мужские и дамские наборы.

Ни при каких обстоятельствах нельзя даровать вещи, к примеру, галстук либо запонки, с символикой собственной компании сторонним. Это быстрее вызовет раздражение, т. к. люди не будут такую вещь носить и даже не сумеют потом ее кому-нибудь передарить, а выкинуть жаль.

Подарки даруют гостям на выходе. Так как, если вручить подарок при входе, человеку позже будет некуда его деть. Сначала 1990-х подарки было принято раздавать людям на входе, и позже с ними было неловко передвигаться, есть, в особенности если подарки были большие.

Организация презентации

Цель презентации. Сначала, нужно верно найти цель презентации. Это может быть, к примеру, усиление массированной маркетинговой кампании, которая должна скоро начаться. В таком случае возможная мишень получит обширное освещение в прессе действия еще до начала кампании, т. е. будет находиться некоторая интрига: аудитория еще не лицезрела рекламы продукта, но уже может им заинтересоваться.В данной ситуации задачка организующего презентацию РА получить как можно больший отклик в прессе. Сразу может решаться и несколько других задач: к примеру, снова показать уверенное и размеренное положение компании на рынке партнерам и дистрибьюторам либо принципиально сразу с этим показать свою лояльность к властям страны либо городка, от которых зависит выдача лицензии, и пр. Все дополнительные задачки решаются сразу с главной. Цель презентации освещение ее в СМИ диктует выбор денька проведения, хорошим при всем этом будет среда либо четверг.Исходя из целей презентации, определяют место ее проведения, также количество и состав гостей. Оба этих вопроса решают сразу, т. к. они взаимосвязаны.

Место презентации. Выбор находится в зависимости от презентуемого продукта и уровня гостей. Если цель презентации освещение ее в прессе, то идеальнее всего, если помещение будет необыкновенным. Принципиально, чтоб это помещение было комфортным и в нем могло поместиться планируемое количество гостей. Не считая того, оно должно находиться в комфортном месте городка в центре либо на основном проспекте, куда людям будет просто подъехать и дорога не займет много времени из хоть какой точки городка.

Гости. Большой риск для организаторов если придет очень много народу и будет тесновато, и напротив если придет очень не достаточно людей и будет чувство пустого зала. И того, и другого нужно избежать.Мотивированную аудиторию, обычно, задает заказчик презентации. Если это деловые партнеры и друзья компании, т. е. те, кто часто с ней контактирует, то необходимо разослать чуток больше приглашений, чем нужно. К примеру, если подразумевается, что должно быть 200 гостей, то необходимо разослать 250-280 приглашений. Тогда придут как раз 180-200 человек.Если же приглашают узнаваемых людей, балованных вниманием, светских персонажей, то в данном случае нужно отправить втрое больше приглашений, т. е. 500-550. Из их придут те же 180 человек.

Когда нужно осветить презентацию в СМИ, то, сначала, нужно пригласить фаворитов публичного представления, которые потенциально могут пользоваться презентуемым продуктом. Если это магазин спортивной одежки либо марка спортивных продуктов, то принципиально, чтоб на презентацию пришло как можно больше именитых спортсменов. Если это магазин престижной одежки то как можно больше богатых людей, артистов, телеведущих и др. Наличие таких гостей даст журналистам нужную зацепку для репортажа.

И, не считая того, нужно пригласить наибольшее количество журналистов. Журналистов приглашают индивидуально. По теме презентации выбирают надлежащие издания и составляют перечень журналистов, которые пишут на данную тему. С каждым журналистом идеальнее всего заблаговременно побеседовать по телефону, после этого выслать приглашение.

Раздельно приглашают представителей власти и особо принципиальных гостей. Их лично обзванивает управляющий компании не позднее, чем за 10 дней до презентации, согласно интернациональному этикету. После получения согласия придти высокопоставленным гостям непременно присылают два приглашения. Наибольшим бюрократам и важнейшим и вожделенным гостям необходимо позвонить намедни презентации, чтоб снова о ней напомнить.

Стилистика. После всего остального продумывают идею и стилистику презентации, которая может быть самой разной. От самой неповторимой когда все помещение оформлено цветами, играет традиционная музыка, строго одетые официанты подносят дорогие вина и шампанское, от гостей требуются вечерние костюмчики и платьица; до авангардной где все в джинсах, по стенкам развешаны рваные плакаты, гостей угощают пивом и хот-догами. Презентацию можно оформить в спортивном стиле, государственном стиле, ретро-стиле и т. д. все находится в зависимости от фантазии организаторов. Но главное чтоб стилистика была выдержана от начала и до конца. Не может быть неплохой безыдейной презентации: событие должно быть выдумано и скооперировано так, чтоб всем хотелось о нем поведать и написать. В согласовании со стилистикой делают приглашение, составляют меню, выбирают музыку, приглашают артистов, продумывают подарки и их упаковку: все это является составными элементами стиля.

Приглашение. Приглашение должно соответствовать стилистике презентации: оно может быть, к примеру, написано на дорогой бумаге с золотыми вензелями либо же написано на картонке плакатным шрифтом. Но в любом случае лучше, если оно именное и на нем стоит фамилия и подпись от руки управляющего компании. На последний случай можно использовать факсимиле либо в макете приглашения заложить подпись голубого цвета, чтоб ее напечатали в типографии совместно с текстом приглашения.

В тексте приглашения также должна быть соблюдена стилистика. В приглашении непременно указывают денек, время и место презентации. Если место необыкновенное, то необходимо сделать на самом приглашении либо на вкладыше схему проезда. Можно написать программку мероприятия. Также может быть указан dress code предпочтительный вид одежки. (Как правило это упоминают, если требуется вечерняя одежка.) Можно добавить и просьбу подтвердить свое присутствие по такому-то телефону за день-два до презентации. Нужно также, чтоб в приглашении было верно обозначено на одно либо на два лица.В СМИ дополнительно направляют факс либо письмо по электрической почте на имя головного редактора либо редактора отдела, чтоб они знали, какой из их журналистов приглашен на презентацию.

Оформление места презентации. Всегда лучше, если вход места презентации празднично оформлен. В последние годы стильно оформление воздушными шарами, не считая того, можно использовать цветочки, флажки и т. д. Перед входом может играть оркестр либо звучать музыка из динамиков. Все совместно это настраивает гостей на торжественный лад.

При входе гостей должны встречать или сотрудники РА, или особые люди, одетые соответственно стилистике мероприятия. Непременно должна быть регистрация прессы, а время от времени регистрируют и гостей. Для регистрации журналистов за столиком с табличкой Пресса посиживает человек и записывает фамилии и координаты пришедших журналистов, которых здесь же можно спросить, когда подразумевается выход материала, сделав об этом пометку. Журналистам вручают пресс-релиз либо пресс-пакет. Пресс-релиз должен быть как можно более большим, содержать максимум инфы о компании, о ее продукции, рекламной стратегии, планах и т. д., чтоб облегчить работу журналистов, дав им нужную информацию для публикации. Пресс-релиз пишут заблаговременно и делают несколько больше экземпляров, чем приглашенных журналистов, т. к. некие гости тоже могут возжелать его получить. Пресс-пакет может включать папку с пресс-релизом и дополнительными материалами: к примеру, диаграммами, таблицами, буклетом, иллюстративным материалом (фото управляющих компании, продукции и т. д.).

Прекрасные презентационные материалы (буклеты, открытки, альбомы и пр.) необходимо разложить на видных местах, чтоб гости могли их взять. Если есть место, то необходимо выставить эталоны продуктов. Если подразумевается раздача образцов продукции либо презентационных материалов, то для этого обычно приглашают моделей из модельных агентств.

Программка презентации. Презентация начинается, обычно, через 10-15 минут после заявленного времени, чтоб успело собраться большая часть гостей, или после приезда важнейшего гостя, который обещал непременно приехать.

Праздничная часть презентации, приуроченной к началу маркетинговой кампании, должна быть очень недлинной 10-15 минут. Если подразумевается вручение наград либо подарков, к примеру, наилучшим дистрибьюторам, то это нужно сделать сразу. Время от времени официальная часть включает просмотр маленького кинофильма, тогда нужно заблаговременно заказать и приготовить соответственное оборудование.

После официальной части гостей приглашают к столу. Время от времени это бывает фуршет, время от времени буфет, время от времени гостей обслуживают официанты. Отлично, если сразу с угощением происходит какое-то шоу либо действие. Оно может быть хоть каким концерт, выступление малышей, цирковых артистов, спортсменов, юмористов и т. д.

Всех служащих, работающих на презентации, за ранее нужно накормить, чтоб во время презентации они работали, а не ели.

Завершается презентация вручением подарков гостям. Если есть разница в подарках для парней и дам, то это необходимо учесть при раздаче.

Во время презентации следует вести видеосъемку, чтоб позже сделать репортаж и в виде отчета подарить кассету заказчику. После презентации необходимо выслеживать упоминания о ней в СМИ: записи эфира, публикации в прессе. Весь собранный материал прекрасно оформляют и прилагают к отчету для клиента.

Также читайте новости по теме



Категория: Развитие бизнеса. Дата публикации: 1 Ноябрь, 2010.