Планирование и постановка целей


Планирование и постановка целей

У каждой организации есть свои стратегические цели. Ресурсы, представленные в денежном выражении, необходимы менеджерам для осуществления деятельности, позволяющей производить товары или оказывать услуги и, таким образом, продвигаться к цели. Для любого рассматриваемого периода в бюджетах показаны ресурсы, которые предстоит использовать, и результаты, которые должны быть получены за этот период. Детализированные бюджеты обычно составляются на ограниченный период в будущем, как правило, на финансовый год, с разделением в целях контроля на более короткие отрезки: кварталы, месяцы или 13 четырехнедельных периодов. Разработка бюджета облегчает процесс планирования, для реализация которого нужны четко сформулированные цели и выделенные бюджеты. Краткосрочные бюджеты делают возможным достижение долгосрочных целей. Таким образом, бюджеты являются ключевым инструментом планирования и прогнозирования.

Мониторинг и контроль

Исполнение бюджета позволяет Вам и другим менеджерам регулярно получать информацию о результатах. Такая обратная связь является средством управления.

С помощью бюджета осуществляется управление внутренними операциями и деятельностью, отдельными подразделениями и отделами организации (бюджетными центрами). Непрерывно сравнивая результаты работы этих подразделений с бюджетными показателями, менеджеры могут судить о её выполнении, при этом выявляются отклонения от бюджета, определяются их причины и могут быть предприняты корректирующие действия. Если бюджетная система не указывает на наличие каких-либо ненормальностей, менеджеры сделают вывод о том, что предприятие идет верным курсом и коррекция не требуется.

Коммуникация

Контуры управления не могут работать, если работникам не известно, какова их роль в управлении, и если у них отсутствует достаточная информация для наблюдения за деятельностью. Бюджеты являются средством, с помощью которого персонал может получить представление о том, что является важным, а что несущественным для организации и для конкретного подразделения, какие средства они могут или не могут потратить на ту или иную деятельность и насколько хорошо они работают. Бюджеты и споры по поводу их объемов и деталей также выступают как средство, с помощью которого сотрудники могут информировать высшее руководство организации о потребностях и реальном состоянии дел у работников передней линии. Для некоторых организаций характерно участие персонала и подход «снизу — вверх» в составлении бюджета и управлении им. В других организациях культура и процедуры в большей степени ориентированы на подход «сверху — вниз». Тем не менее все бюджеты содержат информацию о том, что именно ожидается от людей.

Координация

Во многих организациях разрабатываются отдельные бюджеты для различных подразделений, групп и направлений деятельности. Некоторые из них зависят друг от друга. Бюджеты являются одним из средств достижения согласованности между ресурсами, результатами и задачами различных частей единого целого. Они могут даже облегчить «согласование целей», обеспечивая тем самым движение к общим конечным результатам. При этом цели отдельных менеджеров и подразделений должны соответствовать целям организации в целом, а действия отдельных сотрудников и подразделений должны быть скоординированы в контексте задач всей организации. В процедурах формирования бюджета должны предусматриваться механизмы разрешения конфликтов интересов между подразделениями, планы которых могут быть взаимно противоречивыми.

Мотивация

Очень немногое демотивирует так же, как обреченные на неудачу задач например постановка целей, которых нельзя достичь при имеющихся ресурсах. Напротив, достижение или превышение поставленных задач в рамках или при экономии бюджета может быть одним из самых мотивирующих факторов в работе. Из этого следует, что наряду с обеспечением ясной информации об ожиданиях сотрудников составление бюджета и управление им может сильно влиять на их мотивацию.

Все пять названных функций играют важную роль в обеспечении эффективности бюджетного контура управления, и о них следует помнить, принимая участие в составлении бюджета или управлении им. Прежде чем перейти к рассмотрению того, насколько бюджеты сообразуются с общей миссией и планами организации, представим основной контур управления как контур управления бюджетом.



Категория: Новости. Дата публикации: 28 Март, 2010.