Правила проведения обсуждений и совещаний


Создатель: Александр Сергеевич Бoльшaкoв, доктор экономических наук, доктор кафедры управления Санкт-Петербургского гуманитарного института профсоюзов (СПбГУП).

Кроме получения инфы и выяснения представления подчиненных в процессе совещания с сотрудниками управляющий может использовать и другие его достоинства:
На совещании происходит насыщенный обмен внутрипроизводственной информацией: сверху вниз (управляющий информирует служащих о фактах и событиях из сферы их деятельности либо доводит до их сведения принятые решения); снизу ввысь (подчиненные информируют собственного управляющего о делах из сферы их возможностей); по горизонтали (обмен опытом и познаниями меж сотрудниками).
Совещание дает руководителю дополнительную возможность оценить нрав, поведение и деловые свойства служащих: кто может развивать достойные внимания идеи, проявлять инициативу в решении задач, умение отстаивать свою точку зрения и т.п.
Совещание может дать начальнику информацию о неформальных отношениях меж сотрудниками: их не следует оставлять без внимания, потому что они проходят через всю управленческую иерархию и оказывают существенное воздействие на систему производственных отношений в рамках компании.
Совещание дает возможность руководителю выяснить мотивы поступков подчиненных.

Вступительное слово управляющего нередко имеет решающее значение, помогает установить контакт с участниками дискуссии.

Руководителям следует держать в голове, что неважно какая критика, даже если она справедлива, всегда оставляет противный осадок. Общественная критика сотрудника, в особенности сначала совещания – тяжелейшая ошибка управляющего. Сотрудник уже не может переключиться на дискуссию и стать ее всеполноценным участником. Несвоевременные критичные выражения управляющего обездвиживают инициативу сотрудника, делают напряженную атмосферу, которая мешает предстоящему ведению корректного разговора, присваивают совещанию нехороший колер.

Но также следует избегать сначала совещания искусственно положительного настроя. Очевидно, нужно открытое признание наград и стараний, которые были предприняты для заслуги фуррора. Но похвала, высказанная управляющим сначала совещания, должна подтверждаться фактами, по другому она приобретет колер фальши, а при определенных обстоятельствах будет даже вредоносна.

При ведении совещания следует придерживаться 5 главных правил.

1-ое. Управляющий должен слушать точки зрения всех выступающих, проанализировать их и сконструировать свое решение по обсуждаемой дилемме.

Если у управляющего уже существует устойчивое мировоззрение по теме, которую предстоит обсудить, ему не следует его высказывать сначала совещания, потому что цель дискуссии – не подтвердить его собственное мировоззрение, а отыскать правильное решение.

Если управляющий все таки высказал сначала дискуссии свою позицию, реакция служащих на нее может быть различной. Одни, одномоментно сориентировавшись, выскажутся в пользу представления управляющего, только другими словами. Это делается, обычно, психологически тонко и добивается цели. Другие сотрудники обычно считают себя обязанными сделать возражение, даже если их мировоззрение совпадает с воззрением управляющего. Третьи, чувствуя себя неуверенно, не отыщут мужества высказать свою точку зрения.

Так, поторопившись высказать свое мировоззрение, управляющий попадает в тяжелую ситуацию. Он невольно, даже если не желает этого признавать, становится заступником собственных взглядов. Предстоящее обсуждение теряет смысл, так как не многие руководители способны на публике признавать неточность начальных суждений и изменять их на базе аргументов, высказанных подчиненными.

2-ое. Ведущий совещание должен уметь слушать коллег.

Так он даст осознать сотрудникам, что их мировоззрение для него принципиально. Уметь слушать – это и воздерживаться от контраргументов в процессе изложения сотрудником собственной позиции.

Управляющий делает тяжелейшую ошибку, если одергивает сотрудника, который, по его воззрению, гласит что-то неверное. Либо, напротив – хвалит других подчиненных, аргументы которых он считает правильными. Тем управляющий делает обстановку разногласий меж сотрудниками. В скором времени они усвоют, что лучше во всем соглашаться с управляющим и не возражать ему.

Управляющий должен поощрять самостоятельное мышление служащих, даже если их пози



Категория: Развитие бизнеса. Дата публикации: 20 Октябрь, 2010.