Проект в среде предприятия. Внешнее окружение проекта


Проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности:

Руководство предприятия – исходя из стратегии организации, определяет цели и основные требования к проекту.

Сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования.

Сфера сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов.

Сфера изготовления – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта.

Сфера материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

Сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т.д.).

Сфера очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:

· политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т.д.);

· экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т.д.);

· социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т.д.);

· правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т.д.);

· культурные условия;

· природные и географические условия;

· используемая в проекте технология;

· потребители продукции проекта;

· конкуренты;

· факторы инфраструктуры.

Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру проекта следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта в конечном итоге может привести к его кризису и «разрушению».

Жизненный цикл проекта Понятие «жизненный цикл проекта» получило распространение в международной практике после того, как в 1959 году комитет Андерсона (NASA) сформулировал системный подход к управлению проектом – по стадиям его жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта используется:

· · Для определения начала и конца проекта;

· · Для исследования целесообразности проекта;

· · Для выявления связующих видов деятельности, которые необходимы после завершения проекта для использования полученных результатов;

· · Для определения того, что должно быть сделано на каждой фазе проекта (цели –продукты).

Деление проекта на фазы, их набор и последовательность определяются нуждами контроля исполняющей организации. Фактически, менеджер проекта с учетом интересов Заказчика (возможно – требований своего руководства либо инвестора) определяет контрольные точки так , как ему удобно, и таким образом определяет моменты начала и окончания фаз.

На практике количество фаз проекта, как правило, варьируется от 4 до 9 (но может быть и больше).

Каждая фаза может характеризоваться по таким параметрам, как:

· Стоимость;

· Продолжительность;

· Степень вовлечения персонала;

· Степень вероятности успеха проекта;

· Влияние ключевых участников.

Общепринятого подхода к определению жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и этапов не существует и, вероятно, не может существовать. Так как все эти характеристики зависят от специфики конкретного проекта, условий его реализации и опыта участников. Тем не менее, логика и содержание процессов развития проектов имеют много общего и наиболее полно и ясно представлены в схеме жизненного цикла проекта американского Института управления проектами (PMI) Основные фазы жизненного цикла проекта Типичный жизненный цикл проекта, как видно на рис. 2, состоит из четырех фаз:

1. Начальная фаза (концепция).

2. Фаза разработки.

3. Фаза реализации.

4. Фаза завершения.

Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов. Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д. Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.

Какие работы входят в состав основных фаз проекта?

Фаза концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

· Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

· Выявление потребности в изменениях (в проекте).

· Определение проекта:

-цели, задачи, результаты;

-основные требования, ограничительные условия, критерии;

-уровень риска;

-окружение проекта, потенциальные участники;

-требуемое время, ресурсы, средства и др.

· Определение и сравнительная оценка альтернатив.

· Представление предложений, их апробация и экспертиза.

· Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:

· Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

· Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

· Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

-конечный результат (ы) и продукт (ы), – стандарты качества, -структура проекта, – основные работы, – требуемые ресурсы.

· ·Структурное планирование, в т.ч.:

-декомпозиция проекта, в т.ч. WBS, – календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения, – смета и бюджет проекта, – потребность в ресурсах, – процедуры УП и техника контроля, -определение и распределение рисков.

· Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

· Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

· Представление проектной разработки.

· Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

· Организацию и проведение торгов, заключение контрактов.

· Полный ввод в действие разработанной системы УП.

· Организацию выполнения работ.

· Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

· Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.

· Детальное проектирование и технические спецификации.

· Оперативное планирование работ.

· Установление системы информационного контроля за ходом работ.

· Организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч.

запасами, закупками.

· Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно – монтажных и пуско-наладочных работ).

· Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

-ход работ, их темпы, – качество работ и проекта, – продолжительность и сроки, – стоимость и другие показатели.

· Решение возникающих проблем и задач.

В завершающей фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта.

Основные работы этой фазы:

· Планирование процесса завершения.

· Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.

· Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

· Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

· Оценка результатов проекта и подведение итогов.

· Подготовка итоговых документов.

· Закрытие работ и проекта.

· Разрешение конфликтных ситуаций.

· Реализация оставшихся ресурсов.

· Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

· Расформирование команды проекта.

К сожалению, следует отметить, что до недавнего времени фазе завершения проекта в современной российской практике уделялось очень мало внимания. Цель завершающих операций при выполнении проекта заключается в том, чтобы повысить эффективность работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный стиль управления.

Примеры определения жизненного цикла проекта для отдельных областей Мировой банк (World Bank) предъявляет следующие требования к определению жизненного цикла тех проектов, которые предлагаются ему для финансирования:

1. Прединвестиционная фаза · Анализ инвестиционных возможностей · Предварительное ТЭО · ТЭО · Доклад об инвестиционных возможностях 2. Инвестиционная фаза · Переговоры и заключение контрактов · Проектирование · Строительство · Маркетинг · Обучение 3. Эксплуатационная фаза · Приемка и азпуск · Замена оборудования · Расширение, инновация.

В строительстве жизненный цикл проекта имеет свои особенности. Один из вариантов, описанных Моррисом (Morris A Guide to the Project Management Body of Knowledge: Project Management Institute, 1996), выглядит следующим образом:

1. Возможность – формулировка проекта, целесообразность, разработка стратегии.

Результат: решение о целесообразности выполнения проекта.

2. Планирование и проектирование – основное проектирование, основные затраты и график работ.

Результат: заключение основного контракта.

3. Производство – изготовление, поставка, строительные работы, установка и тестирование.

Результат: Объект завершен.

4. Передача и начало эксплуатации – заключительные проверки и обслуживание.

Результат: Объект полностью действует.

Жизненный цикл проекта создания прикладного приложения в среде Oracle, согласно подходу, предлагаемого этой же компанией, включает в себя:

1. Системный анализ.

2. Проектирование.

3. Генерация прототипа.

4. Программирование.

5. Отладка.

6. Настройка.

7. Эксплуатация и сопровождение.

В случае c Oracle весь жизненный цикл проекта от начала и до конца поддерживается специальными комплексами программных средств – Oracle Designer, Oracle Developer, Oracle Discoverer.

Оригинальный подход к проектам по преобразованию бизнеса крупных компаний (business transformation) в начале 1990-х гг. был разработан одной из ведущих международных консалтинговых компаний – Gemini Consulting. Жизненный цикл таких проектов состоял из следующих фаз:

I. Reframe (пересмотр стратегических направлений и видения бизнеса) 1. Достижение мобилизации (персонала компании-клиента).

2. Создание видения.

3. Разработка направлений преобразований посредством измерений (по шагам).

II. Restructure (реструктуризация) 4. Конструирование экономической модели.

5. Конфигурирование материальной инфраструктуры.

6. Перепроектирование архитектуры работ.

III. Revitalize (оживление или нахождение новых жизненных сил, или изменение критериев (для выбора приоритетов) 7. Достижение фокуса (сосредоточения) на рынке.

8. Изобретение новых бизнесов.

9. Изменение правил посредством технологии.

IV. Renew (обновление) 10. Построение индивидуального обучения (обучающейся организации).

11. Создание структуры вознаграждений.

12. Развитие организации.



Категория: управление. Дата публикации: 8 Март, 2010.