Структурный подход к внедрению систем УП


В первой половине 1990-х в России российской компанией LVS был адаптирован и внедрен Структурный подход к внедрению систем УП, разработанный фирмой Lukas Management Systems.

Структурный подход к внедрению систем УП в общем случае включает 4 основных этапа, и лишь успешно пройдя один, можно переходить к другому.

I этап. Демонстрация преимуществ проектного управления и анализ требований Цели этапа:

· продемонстрировать преимущества методологии УП руководству и персоналу компании путем проведения специальных семинаров и обучения основам УП (возможно, с привлечением сторонних консультантов либо экспертов);

· проанализировать стратегические цели бизнеса компании;

· оценить степень зрелости существующей системы УП;

· определить требования к УП для обеспечения целей бизнеса;

· разработать стратегию и план внедрения системы УП с учетом особенностей конкретного предприятия/организации.

II этап. Определение процесса и процедур управления проектами Цели этапа:

· спроектировать и описать процесс УП;

· определить функции и ответственность руководителей проектов и персонала (членов проектных команд);

· выявить информационные потоки и описать базовые требования ним;

· разработать корпоративные стандарты и процедуры УП;

· разработать и внедрить общую терминологию УП (корпоративный глоссарий);

· провести оценку сроков, стоимости и риска самого проекта по внедрению системы УП.

3 этап. Проектирование и внедрение системы управления проектами Цели этапа:

· предложить проект автоматизированной системы УП, которая учитывает:

- цели бизнеса;

- организацию;

- стандарты и процедуры, разработанные на предыдущем этапе;

- учет необходимых данных;

- необходимые и достаточные для нормального функционирования системы управления проектами информационные потоки.

· разработать, сконфигурировать и установить автоматизированную систему УП;

· обеспечить эффективное использование автоматизированной системы УП. В том числе – обучить персонал. К примеру, программа корпоративного обучения ИСУП может выглядеть следующим образом:

1. Проведение общих семинаров (объяснение, зачем вообще нужно внедрять тот или иной инструмент, снять настороженность персонала относительно нововведений).

2. Курс общего знакомства с инструментом: какова его структура, принципы, на кого ориентирован и т.д.

3. Проведение изучения адаптированного варианта инструмента (привязать к специфике работы конкретного пользователя).

4. Инструктаж на рабочем месте.

Полезно при внедрении ИСУП завести Журнал пробной эксплуатации, куда каждый пользователь вносит замечания, предложения по коррекции и т.д., а ответственный за внедрение инструмента изучает, рассматривает, принимает либо объясняет пользователю, почему его предложение нельзя на данном этапе или неэффективно вообще реализовывать. Таким образом, система обучения ИСУП позволяет вовлечь в процесс совершенствования системы персонал, люди становятся как бы соавторами, повышается их внутренняя мотивация к использованию нового инструмента.

IV этап Сопровождение и обеспечение работоспособности системы УП Цели этапа:

· сопровождение и обеспечение работоспособности системы · обеспечение эффективности использования системы УП · непрерывное совершенствование системы · управление изменениями и развитием корпоративной системы управления проектами Выбор программных средств для управления проектами Руководитель Московского отделения PMI В.И.Либерзон рекомендует подходить к выбору программного обеспечения УП как к самостоятельному проекту. В этом проекте он выделяет две фазы – фазу анализа и фазу решения. Что включают в себя эти фазы?

Фаза анализа · анализ рынка · контакт с поставщиками · технические требования · функциональные требования Фаза решения · анализ спецификаций · анализ демоверсий · проверка ссылок · проверка сопровождения.

Функциональные требования Определение функциональных требований к программе ключевой и самый важный момент правильного выбора пакета (рис.4).

Параметры оценки качества программного пакета управления проектами Для выяснения потребностей вашей организации вы должны составить список предъявляемых требований и оценку пакета производить в соответствии с тем, насколько он эти требования удовлетворяет. Более того, можно порекомендовать оценить в баллах важность того или иного параметра для вашей организации, чтобы затем получить примерную балльную оценку предлагаемого программного пакета.

Целесообразно задавать перечисленные ниже вопросы поставщикам пакетов, просить их показать, как реализованы те или иные важные для деятельности именно Вашей компании функции. По тому, как вам будут отвечать, вы сможете оценить и будущее сопровождение пакетов.

Пример списка параметров:

1) Качество составляемых графиков выполнения работ (оптимальность использования ресурсов проекта), 2) Размеры проекта, поддающиеся анализу с помощью пакета (количество работ, ресурсов, связей, календарей), 3) Возможность использования в проектах нормативных баз, присущих области применения, 4) Возможность проведения стоимостного анализа и формирования отчетных документов, требуемых в области применения, 5) Гибкость – возможность использования в проекте дополнительной информации, 6) Возможность использования в проектах множественных иерархических структур работ, проведения выборок и сортировок по любым используемым показателям и в том числе, определяемым пользователями, 7) Возможность использования в проектах различных иерархических структур распределения ресурсов, 8) Возможность ввода формул и проведения дополнительных расчетов, необходимых пользователям (отличающихся от стандартных расчетов характеристик проектов), 9) Легкость освоения, консультационная и обучающая поддержка, 10) Полнота документации/информационного обеспечения, 11) Качество оформления выходных документов, 12) Возможности экспорта и импорта данных – связь с другими программами, базами данных, 13) Возможность вывода информации в Интернет, 14) Возможность управления не одним, а многими проектами – программами и мультипроектами, 15) Скорость выполнения отдельной работы/работ, 16) Удобства работы с графическим интерфейсом и т.д.

Список мог бы быть гораздо более внушительным, но и представленный Вашему вниманию показывает, что выбор программного пакета УП – достаточно сложная многопараметрическая задача.

Однако, добиваясь максимальной простоты работы с пакетом, возможно, придется пожертвовать его универсальностью – настройками на предметную область, множественными структурами, возможностями использования сложных формул и расчетов и т.д. А максимизация скорости расчетов может привести к тому, что придется пожертвовать качеством составляемых планов и использовать максимально простые алгоритмы назначения ресурсов на работы проекта.



Категория: управление. Дата публикации: 9 Март, 2010.