Виды систем


Рассмотрим, какими бывают системы.

По направленности связей между элементами системы делятся на централизованные (все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные (преобладают прямые контакты между элементами). Примером централизованной системы являются министерство и его органы на местах; децентрализованной — ассоциация.

Системы, где связь элементов идет только по одной линии, получили название частичных, а по многим — полных. Система, где каждый элемент связан по одной 18 Раздел I. Введение в менеджмент линии только с предыдущим и последующим, называется цепной. Ее примером является конвейер.

По составу элементов системы бывают гомогенными (однородными) и гетерогенными (разнорюдными). Например, по возрастному признаку школьный класс — обычно система гомогенная, а по половому — гетерогенная.

Системы, характеризующиеся преобладанием внутренних связей по сравнению с внешними, где центростремительность больше центробежности, а отдельным элементам присущи общие характеристики, получили название целостных. Примером целостной системы сегодня является блок НАТО.

Система, сохраняющаяся в целом при изменении или исчезновении одного или нескольких элементов, называется устойчивой, например любой биологический организм. Если при этом возможно восстановление утраченных элементов, то она является регенеративной (например, ящерицы).

Системы могут быть изменяющимися (динамичными) и неизменными (статичными).

К первым относятся живые организмы, ко вторым — большинство технических устройств. Динамичные системы подразделяются на первичные, исходные, и вторичные, уже претерпевшие определенные изменения.

Если изменения осуществляются линейно, однонаправленно, будет наблюдаться рост системы. Нелинейные, разнонаправленные изменения, происходящие с неодинаковой интенсивностью, в результате которых меняются связи, соотношение элементов, характеризуют процесс ее развития.

Если система не может развиваться дальше, без того чтобы не превратиться в качественно иную, она считается завершенной; если же развитие возможно — незавершенной.

Незавершенность бывает субстратной (преобразования происходят в самих элементах) и структурной (изменяется их состав и соотношение). Если система сохраняет характеристики при изменении субстрата, она называется стационарной.

Например, замена подвижного состава придает системе городского транспорта субстратную незавершенность, а изменение маршрутов и числа машин на линии — структурную. Поскольку возможность нормального функционирования этой системы не зависит оттого, какие марки транспортных средств используются, она является стационарной.

Система, состоящая из ряда разнородных элементов, называется сложной.

Сложность системы обусловлена их большим числом, разнообразием, взаимосвязанностью, неопределенностью поведения и реакций. Такие системы обычно являются многоуровневыми и иерархичными (высший уровень управляет нижестоящим и одновременно сам подчиняется вышестоящему). Введение в них дополнительного элемента (даже аналогичного имеющимся) порождает новые и изменяет существующие в рамках системы отношения.

Системы делятся на механистические и органические. Механистические облща – ют постоянным набором неизменных элементов, четкими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воздействием внешних импульсов.

В механистической системе связи между элементами носят внешний характер, не затрагивают внутренней сути каждого из них. Поэтому эле^1енты менее зависимы от системы и вне ее сохраняют самостоятельное бытие (колесико от часов может Глава 2. Системный характер управления 19 продолжительное время ифать роль запасной детали). Но потеря такой системой хотя бы одного элемента ведет к нарушению всего механизма функционирования.

Наиболее наглядный пример этому — те же часы.

Органические системы характеризуются противоположными качествами. В них увеличивается зависимость части от целого, а целого отчасти, наоборот, уменьшается.

Например, человек при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность.

Чем глубже связь элементов органической системы, тем больше роль целого по отношению к ним. Таким системам присущи свойства, которых нет у механистических, например способность к самоорганизации и самовоспроизведению.

Специфической формой органической системы является социальная (общество, фирма, коллектив и проч.).

Система управления и ее элементы Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки зрения состава и количества элементов.

Обычно они постоянно развиваются, эволюционируя в направлении усложнения (хотя иногда могут временно стабилизироваться или даже дефадировать). Это развитие протекает под влиянием противоречивого взаимодействия внешних и внутренних факторов. Поэтому оно неравномерно (может быть прерывистым, скачкообразным) и не всегда предсказуемо.

Важная особенность социальной системы (как и органической системы вообще) состоит в том, что небольшие изменения в одном из ее элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом. Это свойство широко используется в управлении: с помощью небольшого адресного воздействия в нужный момент легко достичь крупных результатов (об этом говорит так называемая теория рычага).

Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом {системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.

Жизнеспособность социальных систем обеспечивается также рациональным использованием ресурсов, разумным сочетанием политики самообеспечения и интеграции с другими системами; поддержанием стабильности структуры, норм, культурных ценностей.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные элементы:

• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);

• коммуникационные каналы;

• набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Принципами построения системы управления являются:

• соответствие целям организации;

• сопряженность функций и полномочий;

• ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

• допущение неформальных связей;

• обеспечение эффективного контроля;

• гибкость и адаптивность.

Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).

Система управления характеризуется:

1) составом, соподчиненностью, информационной нафузкой элементов, способом их взаимодействия;

2) уровнем централизации или децентрализации полномочий;

3) степенью специализации и регламентации функций;

4) стабильностью или изменчивостью поведения;

5) открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям);

6) техническим оснащением.

Системы управления можно разделить на два типа: с жестко регламентированным управлением на основе заданий и с мягким управлением с помощью целей, сроков, лимитов расходования ресурсов. В любой иерархической системе управление происходит в условиях неполной информированности систем более высокого уровня об истинных целях, ресурсах и ограничениях низовых систем.

Определенное соотношение субъектов управления, связанных между собой коммуникационными каналами, образует структуру этой системы, отражающую статику менеджмента, а совокупность методов, технологий и проч. — его механизм.

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помощью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каждой из них.

Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направите – лем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров).

Понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъектуправления», однако они не тождественны. В состав субъекта входят только те элементы подсистемы, которые связаны с выработкой решений (на каком бы уровне они ни находились).

В общефилософском смьюле субъект – это лицо, способное к выбору деятельности, исполняемой роли для себя и для других, собственных целей и способов их достижения.

Субъекты классифицируются по характеру, содержанию и масштабу деятельности.

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать рядовых исполнителей, процесс, отношения и т. д.

Нужно иметь в виду, что объект управления отличается от субъекта не сам по себе как таковой (субстанциально), а выполняемыми функциями. Поэтому, например, одно и то же лицо в разных ситуациях может быть и тем и другим. Обычно субъект управления по масштабу меньше объекта и сложность его ниже, но он более активен и динамичен; объект же, наоборот, инертен.

Иногда возникает ситуация, когда дальнейшее развитие объекта управления может идти несколькими путями. Это порождает неопределенность (энтропию). Чем больше существует вариантов дальнейших действий, чем сложнее выбирать из них лучший, тем ее степень выше и тем сложнее осуществлять управление.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления. Но субъект может действовать и без такого оформления. Главное, чтобы он генерировал и реализовывал соответствующие решения.

От субъекта управления следует отличать субъекты управленческой деятельности – живых людей – руководителей и сотрудников подразделений, участников процесса управления Для того чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми. Это позволит им полностью реализовать свои потенциальные возможности, избежать многих сбоев и «накладок».

Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую плохо знает. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.

Если руководитель и подчиненный не будут совместимы психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.

Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения могут быть неоптимальными.

В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

Это облегчает корректировку последующих щагов, которые обеспечивают их приспособление к изменению внешней среды и друг к другу.

В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один — в получении необходимых в данной ситуации команд, другой — в своевременном и точном их исполнении).

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать объективным целям объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его адекватную реакцию на управляющее воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая — бездействия, противодействия, формальных действий.

Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внещней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные;

внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.

Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:

• соответствовать целям и задачам объекта управления;

• учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;

• предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;

• поддаваться контролю;

• иметь возможности для соверщенствования.

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;

2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;

3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;

4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;

5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации;

учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.



Категория: менеджмент. Дата публикации: 22 Февраль, 2010.