Входные материалы для процесса планирования поставок


Свод содержания проекта. Определяет потребности проекта и некоторые стратегии (например, ориентация на отечественных поставщиков), которые нужно принимать во внимание при планировании закупок.

Описание продукта. Содержит необходимые технические детали. Следует различать описание продукта (полное описание всего продукта проекта) и описание фрагмента продукта (описание только той части продукта, которую поставляет для проекта данный поставщик).

Людские ресурсы. Если в выполняющей проект компании нет отдельного подразделения, занимающегося закупками и контрактами, то вся нагрузка по обеспечению этих работ ложится на команду управления проектом.

Состояние рынка. При планировании закупок необходимо принимать во внимание, какие товары и услуги доступны на рынке данной страны (например, могут сказаться ограничения на экспорт/импорт технологий и изделий, используемых в оборонной промышленности), от каких поставщиков (их деловая репутация) и на каких условиях (сроки поставок и пр.).

Выходные материалы других процессов планирования. Сюда входят предварительные оценки сроков и затрат, планы управления качеством, планы движения денежных средств, WBS, перечень идентифицированных рисков, план найма персонала и т.д.

Ограничения. Основным ограничением, как правило, является фиксированный бюджет.

Допущения.

Инструменты и методы для планирования закупок Анализ «произвести-или-купить». Это метод, используемый в общем менеджменте, может быть использован для определения наиболее выгодного варианта: произвести требуемый продукт или услугу силами организации, выполняющей проект, или приобрести этот продукт на внешнем рынке. Анализ обоих вариантов должен включать как прямые затраты, так и косвенные. Например, в варианте «купить» затраты складываются из прямой составляющей (выплаты поставщику) и косвенной (затраты на управление процессом закупок).

Анализ «произвести-или-купить» должен учитывать как сиюминутные нужды проекта, так и стратегические интересы компании.

Заключения экспертов. Для оценки входных материалов данного процесса часто требуется заключение экспертов, как внутренних (представителей различных подразделений), так и внешних (сторонних консультантов).

Выбор типа контракта. В различных ситуациях может оказаться предпочтительным использовать для той или иной закупки различные типы контрактов. Выделяют три базовых типа:

· Контракт с фиксированной ценой – этот тип контракта предполагает выплату фиксированной суммы за четко оговоренные товары и услуги. В случае если поставляемые продукты и услуги не определены четко, то и продавец, и покупатель несут определенные риски. Поставленные продукты и услуги могут не соответствовать ожиданиям покупателя, а от продавца могут потребоваться дополнительные затраты, чтобы удовлетворить эти ожидания.

· Контракт с возмещением фактических затрат – по этому типу контракта покупатель возмещает поставщику фактически понесенные затраты по выполнению оговоренного объема работ, включая как прямые, так и косвенные затраты.

· Контракт с оплатой единицы продукции – по этому типу контракта покупатель платит определенную цену за единицу предоставляемого продукта (например, 500 рублей в час за работу консультанта или 10 рублей за кубометр вынутого грунта).

Выходные материалы процесса планирования закупок План управления закупками. Является частью Сводного плана проекта и определяет:

· Какие типы контрактов будут использоваться?

· Будут ли использоваться оценки независимых экспертов (например, в качестве критерия выбора поставщиков)? Если да, то кто будет играть роль экспертов?

· Если в компании имеется отдельное подразделение, ответственное за закупки и контракты, то каким будет разделение обязанностей и полномочий между этим подразделением и командой управления проектом?

· Существуют ли в компании стандартизованные документы и формы, которые потребуется использовать в процессе управления поставками?

· Как управление поставками будет взаимодействовать с другими составляющими проекта, такими как разработка графика и отчетность по эффективности выполнения проекта?

Описание фрагмента (фрагментов) продукта. Включает в себя описание поставляемого продукта (изделия) или услуги. Должно содержать всю информацию, необходимую поставщику для выполнения своих обязательств. Данный документ содержит информацию только по поставляемой компоненте и не дает поставщику информации о продукте проекта, в котором будет использоваться поставляемая компонента. Такой подход может быть вызван требованиями сохранения коммерческой и технологической тайны. В данный документ могут вноситься изменения, если, например, ввиду изменения технологий поставщик может предложить лучшее решение по сравнению с согласованным ранее.

Планирование работы с поставщиками Данный процесс включает в себя подготовку документов, которые в дальнейшем потребуются при работе с поставщиками.

Входные материалы процесса планирования работы с поставщиками План управления закупками Описания фрагментов продукта.

Выходные материалы других процессов планирования (в частности, процесса разработки графика проекта).

Инструменты и методы для планирования работы с поставщиками Стандартные формы. К таким формам относятся стандартные формы контрактов, стандартные формы тендерной документации и пр. В компаниях, осуществляющих большие объемы закупок, как правило, такие стандарты существуют.

Заключения экспертов. Например, заключение о применимости стандартного контракта к условиям проекта.

Выходные материалы процесса планирования работы с поставщиками Стандартизованная документация по поставкам. В качестве примеров таких документов можно привести:

· Приглашение к участию в тендере/Invitation for Bid (IFB) · Запрос на предоставление технико-коммерческого предложения/Request for Proposal (RFP) · Приглашение на участие в переговорах/Invitation for Negotiation и т.д.

Критерии оценки. Эти критерии в дальнейшем будут использованы для оценки конкурентных предложений и выбора конкретных поставщиков, продуктов и услуг. В качестве примеров таких критериев могут рассматриваться:

· Цена поставляемого продукта или услуги.

· Качество продукта или услуги, а также наличие сертификата на систему качества у данного поставщика.

· Надежность, деловая репутация и финансовая устойчивость данного поставщика.

Сбор технико-коммерческих предложений Данный процесс включает в себя сбор и анализ технико-коммерческих предложений потенциальных поставщиков. Большая часть работ на данном этапе ложится на потенциальных поставщиков.

Входные материалы для процесса сбора технико-коммерческих предложений Стандартизованная документация по поставкам.

Перечень потенциальных поставщиков. Такие перечни могут уже существовать в компании, могут быть получены из внешних источников или составлены силами команды управления проектом.



Категория: управление. Дата публикации: 8 Март, 2010.