Выборочная централизация


Другим способом обуздания излишней самостоятельности подразделений является так называемая выборочная централизация. Суть ее в том, что наряду с предостав – Глава 18. Управленческие полномочия 247 лением широкой свободы действий их руководители попадают в жесткое персональное подчинение к первому лицу организации, становясь его заместителями, и в этом качестве вынуждены безоговорочно следовать указаниям центральной власти.

Типы и виды управленческих полномочий Выделяется несколько типов и видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, представительские, согласительные. Рассмотрим их более подробно.

Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть общими, линейными и функциональными.

Общими полномочиями обладают представители высшего руководства организации — директората, правления и проч. Они распространяются на вопросы постановки целей, выработки стратегий, контроля всех основных сторон деятельности, действия в чрезвычайных ситуациях.

Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями. В их рамках первые предписывают вторым, что, когда и где те должны делать или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели; несут ответственность за каждого из них и координацию работ.

Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью основных подразделений (производственных, сбытовых, финансовых и проч.); работы с персоналом (приема, увольнения, оценки, поощрения и наказания, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе).

Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они предполагают принятие соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиненных другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать для достижения целей.

Такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы, обычно руководящие соответствующими службами (бухгалтерской, кадровой, плановой и проч.).

Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются.

А. Файоль утверждал, что функциональная специализация в управлении должна сочетаться с «единством командования». Функциональные специалисты являются оперативными работниками в штабе командующего, ибо ни один высший руководитель без помощников не способен справиться с оперативной нагрузкой.

Обладатели рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но в отличие от предьщущего случая эти советы не носят инициативного характера и не являются обязательными для исполнения.

248 Раздел V. Управленческие структуры и управленческие полномочия Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и проч.

Представительские полномочия, позволяющие их обладателям действовать от имени администрации включают:

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять проверку деятельности других сотрудников, требовать от них предоставления необходимой информации, анализировать ее и направлять результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.

Координационные полномочия реализуются в процессе выработки и принятия совместных решений. Лицо (подразделение), которое ими обладает, имеет право согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

Координационными полномочиями наделяются различного рода комитеты и комиссии, создаваемые на временной или постоянной основе для решения сложных или спорных проблем.

Полномочия на осуществление внешних контактов и ведение переговоров.

Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных полномочий.

Согласительные полномочия могут быть предостерегающими и блокирующими.

Первыми располагает, например, юрист, который проверяет соответствие принимаемых решений действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки или нарушения и предлагает их исправить. В противном случае он не ставит своей визы под документом, свидетельствующей его правильность с юридической точки зрения. В то же время руководители могут игнорировать мнение юриста, беря на себя ответственность за возможные негативные последствия.

Блокирующими, или параллельными, полномочиями обладает главный бухгалтер.

Без его согласия, оформляемого личной подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, не может появиться.

Управленческие полномочия неотделимы от ответственности, т. е. необходимости давать отчет за принятые решения, действия и их последствия (по отношению к достижению целей; по отношению к членам организации; по отношению к системе более высокого порядка).

Различают два типа ответственности: общую и функциональную.

Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель организует подбор и расстановку кадров и т. п. Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя.

Если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия могут остаться безнаказанными.

Обратная же ситуация приводит к параличу деятельности из-за боязни субъектов негативных последствий для себя, а также к ухудшению психологического комфорта.

Поэтому соответствие полномочий и ответственности в каждом звене Глава 18. Управленческие полномочия 249 управленческой структуры является одним из важнейших условий ее нормального функционирования.

Полномочия высших органов управления к высшим относятся те органы управления, которые принимают стратегические решения, определяющие судьбу организации.

В свете требований российского законодательства в полном товариществе высшим органом управления является общее собрание, на котором все члены обязаны совместно решать основные вопросы (в коммандитных товариществах у правление осуществляется лишь полными товарищами).

Высшая власть в хозяйственных обществах также принадлежит общему собранию участников. К его компетенции относится решение вопросов о реорганизации или ликвидации общества, изменении устава, величины капитала, утверждении годовых отчетов и бухгалтерских балансов, распределении прибылей и убытков.

Текущее управление осуществляется избираемым на общем собрании исполнительным органом или единоличным руководителем, который не обязан быть членом общества.

Высшим органом управления акционерным обществом является общее собрание участников.

К его исключительной компетенции относятся такие вопросы, как изменение устава или уставного капитала; избрание членов совета директоров (наблюдательного совета), если число членов общества превышает 50, а также ревизионной комиссии или прекращение их полномочий; реорганизация или ликвидация общества; утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов; образование и досрочное прекращение полномочий исполнительных органов и т. п.

Руководство текущей деятельностью корпорации осуществляет исполнительный орган, подчиненный совету директоров (наблюдательному совету) и общему собранию. Он может быть представлен как одним лицом (президент), так и коллективом (правление).

Единой для всех стран модели корпоративного управления не существует. Американские советы директоров собираются на заседания практически ежемесячно, европейские — ежеквартально. В США они обычно являются едиными образованиями, в Европе же состоят из двух частей.

Наблюдательный (высший) совет определяет политику и стратегию организации и дает в их рамках рекомендации высшему управленческому персоналу. В него входят независимые от корпорации лица, а порой и рабочие. Исполнительный совет образуют штатные руководители, возглавляющие основные подразделения и службы (внутренние директора). Они осуществляют реализацию политики и стратегии на практике, направляют деятельность органов оперативного руководства корпорацией (правления).

Совет директоров западной фирмы как единое целое решает следующие вопросы:

определяет долгосрочную стратегию; рассматривает, корректирует и утверждает годовые производственный и финансовый планы; назначает высших управляющих и устанавливает круг их полномочий; контролирует финансовую деятель – 250 Раздел V. Управленческие структуры и управленческие полномочия ность; рассматривает и оценивает инвестиционные проекты; поддерживает нормы корпоративной этики; готовит предложения по распределению прибыли; осуществляет информирование акционеров.

В соответствии с практикой современных западных корпораций выделяются следующие функциональные типы директоров.

Председатель совета директоров является главным связующим звеном между компанией и ее акционерами, председательствует на заседаниях совета и собраниях акционеров, представительствует во внешних контактах, осуществляет общий контроль.

В небольших фирмах он также является главным распорядительным лицом, исполняя обязанности управляющего директора (президента).

Исполнительный директор обычно руководит подразделением или филиалом, но может быть и «освобожденным» и осуществлять лишь кураторство.

Неисполнительный директор выполняет функции независимого эксперта, советника.

Ассоциированный директор не является полноправным членом совета директоров и участвует в его заседаниях без права голоса. Обычно эта должность считается формой вознаграждения (в том числе и рабочих) за те или иные заслуги перед корпорацией.

Все директора корпорации имеют равные права, но голос председателя совета директоров – решающий, что предусматривается ее уставом.

Подготовительная текущая работа по руководству компанией происходит в комитетах совета директоров — коллегиальных органах, реализующих механизм группового принятия рещений на высщем уровне управления.

К основным комитетам относятся: исполнительный; ревизионный; по организационной структуре; финансовый; по связям с общественностью; по вопросам вознафаждений; по подбору и расстановке высщих руководителей; по стратегическому управлению и планированию и др.

Комитеты не подменяют совет директоров, а помогают ему выполнять стратегические функции – обеспечивают важнейшей информацией, предварительно рассматривают вопросы, выносимые на его решение, разрабатывают основные направления технической, производственной, рыночной, экономической, кадровой политики и стратегии, осуществляют внешнее представительство, общий контроль работы подразделений, руководство в чрезвычайных ситуациях.

На них возлагаются также подготовка рекомендаций по вознаграждению управляющих;

обеспечение занятия высших должностей наиболее подходящими кандидатурами, содействие разрешению социальных конфликтов, повышению качества работы компании в целом.

Обычно комитеты состоят из трех внешних директоров. В исполнительный комитет, кроме того, входят председатель совета директоров и президент.

Высшим органом управления кооперативом считается общее собрание. Для текущего руководства оно избирает исполнительный орган — правление или председателя.

В ведении собрания находятся вопросы изменения устава, утверждения годовых отчетов и бухгалтерских балансов, распределения прибылей и убытков, реорганизации и ликвидации, преобразования в другие организационно-правовые формы.

В кооперативе с числом участников более 50 может создаваться наблюдательный совет, контролирующий работу председателя и правления.

Высшим органом управления коммерческой ассоциацией является хозяйственный совет, состоящий из руководителей входящих в нее организаций. Совет выбирает Глава 18. Управленческие полномочия 251 правление, его председателя и образует исполнительную дирекцию, утверждающую комплексные программы развития, согласующую планы участвующих организаций, осуществляет координацию их текущей хозяйственной деятельности, налаживает связи между ними, помогает устанавливать и поддерживать внешние контакты.

Задачей высшего органа управления некоммерческой организацией является обеспечение достижения ею тех целей, ради которых она и была создана.

Он решает такие вопросы, как изменение устава, определение принципов формирования и использования имущества, основных направлений деятельности, утверждение нормативных документов, регулирование внутренних отношений.

Высший орган управления на своем заседании утверждает отчеты, бухгалтерские балансы, финансовые планы и планы развития, решает вопросы о создании филиалов, представительств, участии в других организациях, образует исполнительные органы или прекращает их полномочия.

Различие целей, задач, способов объединения участников некоммерческих организаций приводит к тому, что высшие органы управления ими строятся по разным принципам.

Так, у некоммерческого партнерства и ассоциации высшим органом управления является общее собрание их членов; автономной некоммерческой организацией управляет коллегиальный высший орган; высший орган управления общественными объединениями и фондами определяется индивидуально в их уставе.

Линейные и функциональные структуры управления Линии полномочий, которыми связаны субъекты управленческой деятельности, образуют основу управленческой структуры организации.

Если в последней нет подразделений, а число работников, выполняющих несложные однородные функции, не превыщает нормы управляемости, для нее характерен один уровень управления. Соответствующая структура управления является простой линейной (на предприятиях она получила название бесцеховой).

Принятие рещений здесь полностью сосредоточено в руках одного лица (руководителя, хозяина), который непосредственно направляет всю деятельность исполнителей и объединяет в своих руках полномочия (с преобладанием линейных).

Линейный характер связи между субъектами прослеживается здесь гораздо нагляднее, чем в предьщущем случае. Но полномочия первого лица остаются еще функционально не расчлененными, и на него в основном возлагается ответственность за направление и координацию текущей работы исполнителей. Такая управленческая структура получила название слоокной линейной (рис. 19.2).

Сложная линейная структура В целом линейные структуры имеют четко выраженные линии подчинения, предполагают прямое воздействие руководителя, в руках которого сосредоточены все виды полномочий, на объект управления.

Это обеспечивает оперативность и точность действий, исключает получение исполнителями противоречивых заданий, возлагает полную ответственность за все на первое лицо.

Однако в таких структурах не предусмотрено использование специалистов (их функции выполняют руководители). В условиях отсутствия горизонтальных связей это приводит к чрезмерным информационным перегрузкам, увеличению сроков принятия и невысокой эффективности реализации решений.

Рост размеров и усложнение деятельности организаций (прежде всего промышленных предприятий) привели к тому, что их подразделения стали группироваться по функциональному принципу, т. е. по основным направлениям деятельности (производство, сбыт, управление, финансы и проч.).

Они организационно оформлялись в цехи и корпуса (объединение нескольких цехов, связанных технологически), осуществляющие несколько производственных или хозяйственных функций. Структура органов управления ими, организованная в соответствии с линейным принципом, оказывалась многоуровневой (3—5 и более «этажей»).

Успешное руководство в этих условиях требовало глубоких и разносторонних знаний, которыми один человек уже не мог обладать.

Эту ограниченность пытался преодолеть Ф. Тейлор, предложивший функциональную структуру управления (рис. 19.3) (не путать с принципом построения самой организации!), в рамках которой рабочий получал указания от 8 узкоспециализированных функциональных руководителей вместо бригадира и мастера.

«Мастерская, вообще весь завод должны управляться не столько директором – распорядителем, управляющим или начальником мастерской, сколько плановым отделом.

Ежедневная работа всего завода должна направляться различными функциональными лицами отдела так, чтобы, по крайней мере в теории, завод мог работать беспрепятственно даже в том случае, если бы директор-распорядитель, управляющий и их помощники, не входящие в плановый отдел, все сразу отсутствовали в течение месяца».

На предприятиях такими лицами являются, например, главный инженер, главный технолог, главный бухгалтер и др. Они отдают производственным звеньям обя – 254 Раздел V. Управленческие структуры и управленческие полномочия зательные для выполнения задания, что в условиях глубокой специализации деятельности это должно обеспечить высокое качество принимаемых решений.

Однако, несмотря на теоретические достоинства, на практике такой подход оказался нежизнеспособным. Нескоординированные решения специалистов в его рамках, какими бы хорошими они сами по себе ни были, неизбежно вступают в противоречие друг с другом (не зря же говорит китайская пословица: «Много кормчих — корабль разбивается»). Борьба же за приоритетность их реализации порождает конфликты и вносит дезорганизацию в систему управления.

В качестве примера можно представить себе ситуацию, которая сложится в учебном заведении, если каждый преподаватель, угрожая двойками, будет требовать от студентов заниматься только его, пусть действительно важным и нужным, предметом, забросив все остальные.

Такие неустранимые недостатки функционального управления обусловили необходимость вернуться к принципу построения управленческих структур на основе линейных полномочий, но с включением функциональных элементов.

«Гибрид» получил название линейно-штабной структуры управления, суть которой состоит в том, что при линейных руководителях создается группа специалистов — так называемый аппарат (штаб). На уровне организации сотрудники аппарата занимаются общими проблемами ее развития, а в подразделениях решают их специфические задачи (рис. 19.4).

Работники аппарата обладают консультативными, контрольными и иными полномочиями, объединенными под общим наименованием «штабные». Ими выполняются следующие функции:

• основные (анализ, оценка, планирование, контроль, решение кадровых вопросов и проч.);

• вспомогательные (сбор и хранение информации, техническое обеспечение управленческой деятельности и т. п.);

• личное обслуживание руководства (эти задачи решает так называемый личный аппарат — секретари, консультанты и референты).

Преимущества построения органов управления на основе линейных принципов с привлечением специалистов состоят в следующем:

• путем централизации на высшем уровне важнейших решений обеспечивается стратегическая направленность управленческого процесса, облегчается интеграция текущих и перспективных задач;

• в результате предельной рациональности структуры исключается дублирование управленческих функций и тем самым достигается экономия затрат;

• за счет четкости и надежности коммуникаций появляется возможность без задержки доводить до исполнителей и реализовывать управленческие решения;

• на основе концентрации в штабных подразделениях высококвалифицированных специалистов, занятых подготовкой решений, поддерживаются высокие стандарты деятельности.

В то же время линейно-штабная структура управления обладает рядом существенных недостатков.

Во-первых, сохраняется основной порок линейного подхода к управлению, когда все решения принимаются первым лицом независимо от того, насколько они важны. Поэтому его перегрузка остается прежней, просто снимается необходимость быть глубоким специалистом во многих областях.

Во-вторых, в результате запаздывания информации решения зачастую оказываются несвоевременными.

В-третьих, из-за отсутствия горизонтальных связей здесь затрудняется координация деятельности подразделений, синхронизация их работы, возникают дополнительные конфликты.

В-четвертых, глубокая специализация внутренних процессов и четкие однозначные линии подчинения приводят к тому, что подобная структура быстро закос – 256 Раздел V. Управленческие структуры и управленческие полномочия теневает и бюрократизируется. Все это замедляет развитие организации по сравнению с имеющимися возможностями.

В-пятых, работники аппарата оторваны от практики и, несмотря на высокую квалификацию, предлагаемые ими решения часто недостаточно эффективны. Но ответственности при этом они ни за что не несут.

Линейно-функциональные структуры Рост числа и сложности решаемых проблем приводят к тому, что руководитель не в состоянии справиться с ними даже с помощью штабных специалистов. Выходом в этих условиях является наделение последних функциональными полномочиями, позволяющими предписывать способы выполнения требуемых действий.

Управленческие структуры, построенные на органическом сочетании и взаимном дополнении линейных и функциональных полномочий, получили название линейно-функциональных.

Существующие сегодня линейно-функциональные структуры управления можно условно объединить в три группы.

Для крупных предприятий с массовым производством однородной продукции, имеющих несколько самостоятельных подразделений, созданных по продуктовому или территориальному принципу, используется управленческая структура, получившая название централизованно-функциональной.

В ее рамках функциональные руководители, возглавляющие штабные службы, могут предписывать способы действий линейным подразделениям (так называемый принцип ограниченного функционализма).

Например, руководитель территориального подразделения фирмы помимо регионального вице-президента по соответствующим вопросам может подчиняться вице-президентам по финансам, маркетингу, кадрам и т. п.

Одновременно штабные руководители, возглавляя свои «многоэтажные» службы, выполняют по отношению к их работникам чисто административные функции, реализуя уже линейные полномочия.

Например, заместитель руководителя по персоналу не только распространяет соответствующие рекомендации на все подразделения организации, реализуя функциональные полномочия, но и возглавляет кадровую службу. По отношению к ее сотрудникам он выступает в качестве линейного администратора.

В целом централизованно-функциональная структура может выглядеть следующим образом (рис. 19.5).

Простая линейная, линейно-штабная и централизованно-функциональная структуры управления, имеющие в основе функциональную и разновидности дивизиональной организационной структуры, относятся к категории так называемыхжест/сих. Границы, функции, статус, характер взаимодействия управленческих подразделений в их рамках на протяжении длительного времени остаются относительно постоянными.



Категория: менеджмент. Дата публикации: 23 Февраль, 2010.