Выходные материалы процесса планирования взаимодействия


План управления взаимодействием. План управления взаимодействием является составной частью Сводного плана проекта и включает следующие аспекты:

· Перечень процедур и методов, которые будут использоваться для сбора и хранения различных типов информации, а также структура хранения (например, структура каталогов и соглашения о наименованиях файлов в случае, если для хранения информации будут использованы дисковые накопители компьютеров). Эти процедуры должны также предусматривать распространение обновлений и корректировок к ранее разосланным материалам.

· Регламент, определяющий, кому будет предоставляться информация (отчетность по ходу выполнения проекта, текущие календарные графики, техническая документация и пр.) и каким способом (письменные сообщения, совещания, сообщения по электронной почте).

· Описание распространяемой информации, включая формат, содержание, уровень детализации, а также используемые при этом соглашения и терминология.

· График, определяющий, с какой регулярностью будет генерироваться и рассылаться тот или иной отчет.

· Методы доступа к наиболее свежей информации в период между плановыми рассылками.

· Регламент внесения изменений в план управления взаимодействием по мере продвижения проекта.

Распространение информации для ключевых участников проекта Процесс распространения информации включает в себя предоставление всем ключевым участникам проекта доступа к требуемой им информации именно в тот момент, когда в ней возникает необходимость. В состав данного процесса входит как обмен информацией, предусмотренный планом управления взаимодействием, так и обслуживание нестандартных информационных запросов.

Входные материалы для процесса распространения информации · Результаты работ · План управления взаимодействием · Сводный план проекта                   Инструменты и методы, используемые процессом распространения информации Навыки взаимодействия. Используются для обмена информацией. Отправитель отвечает за то, что посланная им информация является ясной, недвусмысленной и полной, что позволяет получателю правильно ее интерпретировать. Получатель отвечает за то, что информация была получена полностью, а также за ее правильную интерпретацию. Способы обмена информацией:

· Письменный, устный и посредством электронных средств коммуникаций (например, электронная почта).

· Внутренний (внутри проекта) и внешний (средства массовой информации, заказчик, общественные организации и пр.).

· Формальный (отчеты, брифинги) и неформальный (записки, неформальные переговоры).

· Вертикальный (вверх и вниз по оргструктуре) и горизонтальный (на одном уровне оргструктуры).

Система выборки информации. Информация может использоваться членами команды проекта совместно с применением различных методов, начиная с простейшего хранения информации на бумажных носителях и кончая использованием баз данных, систем САПР и программных продуктов по управлению проектами.

Система распространения информации. Информация может распространяться посредством различных технологий, начиная с рассылки твердых копий и кончая использованием баз данных совместного пользования, электронной и голосовой почты и даже видеоконференций.

Выходные материалы процесса распространения информации Рабочая документация проекта. Включает оперативную переписку, отчеты, а также документы, описывающие проект.

Отчетность по эффективности выполнения проекта: введение Входные материалы для процесса отчетности по эффективности выполнения проекта · Сводный план проекта.

· Результаты работ. Включают информацию о достигнутых результатах (какие продукты полностью или частично завершены, данные о фактических сроках, затратах, расходе ресурсов и т.д.).

· Прочая рабочая документация проекта.

Инструменты и методы для подготовки отчетности по эффективности выполнения проекта Обзоры эффективности выполнения проекта. Представляют собой совещания, целью которых является оценка достигнутых результатов и текущего состояния проекта. Как правило, на таких совещаниях используется отчетность, подготовленная при помощи одного или нескольких из рассмотренных ниже методов.

Анализ отклонений. Включает в себя сравнение фактически достигнутых результатов проекта с плановыми. Как правило, анализируются отклонения по срокам и затратам, но также могут приниматься к рассмотрению и отклонения в области содержания проекта, проектных рисков и качества.

Анализ тенденций. Предполагает анализ результатов выполненной части проекта, распределенных во времени, с целью сделать вывод о росте или снижении эффективности выполнения проекта.

Анализ выполненной стоимости. Метод выполненной стоимости подробно рассмотрен в главе, посвященной управлению затратами.

Выходные материалы процесса отчетности по эффективности выполнения проекта  Отчетность по эффективности выполнения проекта. Эти отчеты суммируют собранную информацию и представляют результаты проведенного анализа. Форма представления информации может включать диаграммы Гантта, ресурсные гистограммы, S-образные кривые, таблицы и пр. Информация должна предоставляться в том объеме и с тем уровнем детализации, который требуется каждому из ключевых участников и в соответствии с регламентом, определяемым планом управления взаимодействием.

Запросы на внесение изменений. Анализ эффективности выполнения проекта часто приводит к появлению запросов на изменения, касающихся различных аспектов проекта.

Обработка запросов на изменения регламентируется общей системой управления изменениями проекта и отдельными процессами контроля (контроль изменения содержания, контроль графика и т.д.).



Категория: управление. Дата публикации: 8 Март, 2010.