Выходные материалы процесса выполнения плана проекта


Результаты работ. Под этим термином понимаются итоги работ, перечисленных в сводном плане проекта. Информация о том, какие продукты проекта были созданы, а какие нет, каковы были фактические затраты, были ли соблюдены необходимые стандарты качества – собирается в ходе выполнения сводного плана проекта и становится входным материалом для формирования отчета по эффективности выполнения проекта.

Запросы на внесение изменений (например, в содержание проекта или в оценки сроков и затрат по проекту). Идентифицируются, как правило, в ходе выполнения проекта.

Управление изменениями в проекте Управление изменениями в проекте включает в себя:

· оценку необходимости и полезности возможных изменений;

· анализ причин и последствий уже произошедших изменений;

· управление изменениями при их появлении.

При управлении изменениями должны соблюдаться следующие требования:

· поддержание целостности основ (баз) измерения статуса выполнения проекта – все подтвержденные изменения должны быть отражены в плане проекта, но только изменения содержания (замысла) проекта окажут влияние на эти основы;

· подтверждение того, что изменения замысла итогового продукта проекта отражены в определении замысла проекта (различия в описаниях замысла продукта и проекта – даны в разделе «Управление содержанием проекта» ; далее в тексте термины «содержание» и «замысел» проекта или продукта будут использоваться как синонимы).

· координирование изменений в различных прикладных областях УП Входные материалы для процесса общего управления изменениями Сводный план проекта. Содержит базу (базовый план), относительно которой в дальнейшем отсчитываются все изменения.

Отчетность по эффективности выполнения проекта. Эти отчеты показывают наличие/отсутствие отклонений от плана в текущем состоянии проекта и позволяют проанализировать тенденции его дальнейшего продвижения и принять превентивные меры, если будут обнаружены потенциальные проблемы.

Запросы на внесение изменений. Могут быть представлены как в устной, так и в письменной форме, инициированы как извне, так и изнутри проекта, а также могут быть обязательными к исполнению или только рекомендательными. На рис. 1 показаны вспомогательные процессы, связанные с теми аспектами проекта, в которых возможны изменения. Следует отметить, что наибольшее влияние на проект могут оказать изменения его содержания. Как правило, такие изменения автоматически вызывают изменения в сроках и затратах. Не менее важным является также контроль изменений в издержках проекта.

В качестве примера можно привести деятельность одной крупной московской строительной компании, назовем ее «Интеллектуалстрой». Компания специализируется на строительстве т.н. «интеллектуальных зданий» под ключ.

Работая на условиях контракта с фиксированной ценой, компания на начальном этапе своей деятельности не включала в контракт процедуру внесения изменений в расценки. В результате из-за изменения курса рубля компания была вынуждена покрывать разницу при закупке материалов за счет собственных средств.

Инструменты и методы для процесса общего управления изменениями Система контроля изменений. Представляет собой совокупность формализованных и задокументированных процедур, регламентирующих шаг за шагом действия, необходимые для внесения изменений в официальные документы проекта. Такая система предполагает также наличие процедуры утверждения внесенных изменений.

Как правило, каждая компания имеет подобную систему, и она автоматически задействуется в проекте. Если же система контроля изменений в компании отсутствует, то ее разработка должна рассматриваться как составная часть проекта. Многие системы контроля изменений предполагают наличие специальной структурной единицы – Комиссии по контролю за изменениями в проекте, в функции которой входит утверждение или отклонение поступающих запросов на внесение изменений. Полномочия и ответственность Комиссии определяются ключевыми участниками проекта. В больших проектах может быть несколько таких комиссий.

Управление конфигурацией. Часто управление конфигурацией является подмножеством общей системы контроля изменений. К сфере управления конфигурацией относится:

идентификация и документирование функциональных и/или физических свойств разрабатываемого продукта проекта; контроль всех изменений, вносимых в данный перечень; контроль соответствия продукта ранее сформулированным требованиям.

Оценка эффективности. Техника оценки эффективности выполнения проекта (например, метод выполненной стоимости) помогает определить, в какой момент требуются корректирующие воздействия, чтобы выправить отклонения от первоначального плана.

Дополнительное планирование. Проекты чрезвычайно редко выполняются в полном соответствии с первоначальным планом. Поэтому вносимые изменения могут потребовать пересмотра оценки общих затрат, изменения последовательности работ, дополнительного анализа альтернативных способов реагирования на риски и прочих доработок плана проекта.

Информационная система управления проектами.

Выходные материалы процесса общего управления изменениями Обновления сводного плана проекта. Все ключевые участники должны информироваться об утвержденных модификациях сводного плана проекта или вспомогательных материалов.



Категория: управление. Дата публикации: 8 Март, 2010.